Elektronik Belge Kullanımının Getirileri - Koniks.com

Şirketlere yada yeni girişimcilere faydalı olacağına inadığım birkaç notu ileteyim dedim. Aşağıdaki bilgler aslen Infomag’ın Şubat sayısında yer alan UDDI ile ilgili makalede geçen bazı notların vurgulanmasından başka birşey değildir.

1 - İşletmenin Verimliliğini arttırıcı yararları
Elektronik belge kullanımı işletmeler arası iletişimi kolaylaştırmanın yanı sıra, maliyeti düşürücü birçok uygulamaya da zemin hazırlayan bir yapıdır.

Zamandan ve Paradan Tasarruf:Bu sistem ile veriyi birkez girmek yeterli olacaktır. Elektronik ortama birkez girilen veri, sonraki kullanımlar için sistem içerisinde korunur. Böylece, satış emirleri, faturalar ve benzeri evrakların her defasında el ile hazırlanmasının neden olacağı zaman kaybı ve maliyetlerden korumuş olunur.

Hataların azaltılması ve doğruluğun artması: Bu sistemin en önemli avantajlarından biri de veriyi birden fazla girmeye gerek kalmadığından mükerrer işlemlerin önüne geçilmesi ve hatalardan korunmaktır.

Kağıt kullanımı ve arşiv yükünün azaltılması: Elektronik ortamın avantajı ile kağıt kullanımı büyük oranda azalır. Belli şablonların yanı sıra, zarf gibi yan unsurların maliyetlerinden de tasarruf edilmiş olur.

Gönderi maliyetleri azalır: Elektronik ortamda bilgilerin bir bilgisayardan diğerine iletimi kolaylıkla sağlanabildiğinden, posta ve gönderi masraflarında ciddi azalmalar meydana gelir. Özellikle büyük ölçekte gönderi yapan işletmelerde bu tasarruf ciddi rakamlara ulaşabilir.

İnsan kaynağının etkin kullanımı: Manuel işlemlerle oldukça fazla vakit yitiren işgücünün çok daha verimli kullanımına imkan sağlar.

2-Ticari Yararları
Birçok işletme için, ticari işbirliklerinde bu sistem büyük fayda sağlamaktadır.

Eşgüdüm sağlaması: Bu sistemler işletmelerin birbirlerine daha güvenilir bağlarla bağlanmasını ve ortak iş amaçları için bilgi paylaşımını sağlar. Bunun sonucu olarak işbirliği çabaları amacına çok daha etkin biçimde ulaşır.

Müşteri sadakatinin artması: Müşterilerin taleplerine hızlı ve gerekli yanıtların verilmesi yolunda avantajlar sunan bu sistemler, müşterilere daha etkin hizmet vermeyi sağlar. Bu durum, müşterilerin işletmeye olan güveninin artmasına ve o işletme ile çalışma isteklerinin yükselmesine neden olur.

Gecikmelerin önlenmesi: Birçok durumda büyük ölçekli işletmeler, bazı siparişlerini yetiştirmede sorun yaşarlar. Vaktinde yetişemeyen siperişlerden dolayı belirli cezai yükümlülüklere katlanmak durumunda kalabilirler.

3- Müşterilere Yönelik Yararları
En basit açıdan, müşteri hakkında alınan bilgi arttıkça, verilen hizmetin kalitesi de artar. Bu sistemler ile, bir ölçüde müşteri verisi toplamak ve bu süreçte avantaj elde etmek mümkün olacaktır.

Sipariş süresinin kısaltılması: Manuel yönetmlerin gerektirdiği zaman periodu, bu sistemler sayesinde minimuma inmektedir. Böylece bir emrin gönderilmesi ve alınması çok kısa sürmektedir.

Mutabakat seviyesinin arttırılması: Bu sistemlerin veri girişinde güvenilirliği arttırması ve hataları azaltması, sevkiyattan faturalamaya kadar her aşamada mutabakatın en verimli şekilde sağlanmasını mümkün kılar.

Nakit akışını hızlandırması: Bu sistemin belirli işlemleri hızlandırması ile ödeme-faturalama süreçleri de hızlanır. Bu durum, işletmelerin nakit akışlarının daha da efektif olmasına neden olur.

Stok kontrolunun iyileştirilmesi:Stok bir şirketin en önemli varlıklarından biridir. Stok ile ilgili olarak asıl zor olan onun etkili bir şekilde yönetimesidir. Bu sistem ile stok takibi hızlı ve doğru şekilde yapılabilir.

Karar almayı etkinleştirme: Bu sistemlerin yardımı ile, kritik önemdeki bilgilere erişim süresi azalır. Bu durum, önemli kararların alınmasındaki süreci oldukça hızlandırır.

4 - Yeni İş Fırsatları Yönündeki Yararları

Spot Trendler: Bu sistemlerin sağlayacağı veri akışı, belli spot teklifleri oluşturmak ve bu tür tekliflerden yararlanmak aşamasında büyük avantaj sağlar.

Pazar Genişletme: Bu, işletmelere daha çok sayıda müşteriye hizmet verme şansı tanır. Rekabetçi pazarlarda etkin bilgi akışının getireceği destek ile, ön plana çıkma çabalarında avantaj sağlar.

Karlılığn arttırılması: Tüm bu fırsatlar ve özellikler ile işletme belirli bir ivme kazanır ve kârında önemli artışlara gidebilir.