Menşe şahadetnamesi, ihracatçı tarafından hazırlandıktan sonra ihracatçının bağlı bulunduğu Ticaret Odası veya Sanayi Odası tarafından onaylanır. İthalatın yapılacağı ülkenin elçilik veya konsolosluğunca onaylandığı da olur. Eğer ithalatçı ülkenin, ihracatçının ülkesinde temsilciliği yoksa ithalatçı ülkenin onaylayacak makamına gönderilmesi gerekir.
Malların menşei, hangi ülkeye ait olduğu ithalatçı ülke tarafından uygulanarak gümrük vergisi oranlarını etkileyebilmektedir. Bu nedenle söz konusu belgeyi ithalatçı ülkenin talep ettiği biçimde dikkatlice ve doğru hazırlamak çok önemlidir.
Menşe şahadetnamelerinde bulunması gereken bilgiler:
Gönderici, Alıcı isimleri
Malın cinsi, özelliği, ambalaj şekli,
Koli adedi, kolilerin marka ve numarası
Malın net ve brüt ağırlığı,
Malın ünite fiyatı, değeri (FOB, CF, CFR vb.)
Malın yüklendiği aracın ismi ve hareket tarihi
Yükleme limanı veya yükleme yeri
Mal Türkiye’de geçirdiği değişiklik dolayısı ile Türk menşeli sayılıyorsa bu durumun açıklanması