Kıyaslama (Benchmarking) - Koniks.com

KIYASLAMA (Benchmarking)
“Başkalarından Öğrenmek”

Bölüm 1 Kıyaslamanın Tanımı ve T.K.Y İçindeki Yeri
Kıyaslama; “ daha iyiyi, tada en iyiyi bulmayı, öğrenmeyi, kendi süreçlerine uyarla**** gelişmeyi sağlamayı” amaçlayan bir süreçtir. Bu doğrultuda, rakip kuruluşlar arasında da köprüler kurulabilmektedir. Çünkü;günümüz serbest Pazar koşulları kuruluşlar için rekabet ve işbirliği ikilemini beraberinde getirmiştir. Bu anlamda kıyaslama; kuruluşların aynı anda hem rekabet etmelerini, hem de fonksiyonlar arası işbirliğini sağladığı için ikilemi sinerjiye dönüştürebilmektedir.
Amerika Birleşik Devletleri’nde Xerox firması, Japon rakiplerinin amansız rekabeti karşısında, rakiplerinin satış fiyatından daha fazla olan maliyetlerini düşürmek için giriştiği faaliyetler çerçevesinde kıyaslamayı yoğun biçimde kullanmıştır.

KIYASLAMANIN TANIMI VE UNSURLARI

Kıyaslama, öğrenen organizasyon anlayışının önemli bir parçası, bir öğrenme ve öğretme, anlama ve uyarlama, paylaşma ve gelişme sürecidir.
Tanımdan anlaşılacağı gibi, kıyaslama bir iyileştirme süreci olup, müşteri memnuniyetini artırma ve müşterilerin isteklerini aşıp, olası beklentilerini de karşılama, pazarda liderlik ve kalıcı rekabet avantajı sağlamak için gerekli bir sistemdir.
Kıyaslama süreci iki yönlü bir süreçtir ve bu sürece katılan iki kuruluşun da karlı çıktığı bir ortamda, deneyim ve bilgilerin paylaşımı ve transferi sayesinde daha iyiyi, daha çabuk yapabilmek mümkün olmaktadır. Doğadaki öğrenme ve uyarlama sürecinin bir uzantısı olarak, katılımcıları paylaşarak geliştirdikleri, başkalarının hatalarına düşmemek ve Amerika’yı yeniden keşfetmemek şeklinde ifade edilebilecek bir yaklaşımdır.
Yukarıda bahsedilen bilgilerin ışığında, kıyaslama; “Dünyada mevcut en iyi veya daha iyi uygulamaların araştırılması, bulunması ve sürekli iyileştirilmesi amacıyla bu uygulamaların kendi süreçlerine uyarlanması faaliyetlerin tümünü ifade etmektedir. Bu faaliyetin sonucunda somut gelişmeler elde edilmelidir.
Kıyaslama; Toplam Kalite Yönetiminde olduğu gibi, üst yönetimin istek ve kararlılığını mutlak biçimde gerçekleştiren bir süreçtir. Değişim ihtiyacı; kuruluşun tepe yönetimi tarafından hissedilmeli veya değişim isteği oluşturulmalıdır.
Bu doğrultuda, kıyaslama için bir konu belirlenir, gerekli hazırlıklar yapılarak, kaynak ayrılır ve süreç başlatılır.
Organizasyon ve tüm çalışanların da, değişim sürecine ayak uydurmaları, başkalarının fikirlerini öğrenme ve uyarlamaya niyetli olmaları gerekmektedir. Bu ise, ki,I ve kuruluşların, diğer bazı kuruluşların herhangi bir konuda daha iyi olabileceğini kabullenme ve bu bilgiye erişmek için çaba sarf etme olgunluğuna erişmiş olmalarını gerektiriri. Kıyaslama sürecinin uygun bir planlama yapılarak ve takım çalışmasıyla uygulanması, sürecin kritik başarı faktörleri arasındadır.
Sonuç olarak, süreç çıktılarının stratejik planlara entegre edilmesin ve eylem planlarına dönüştürülmesi de tepe yönetimin, kıyaslama süreci ile ilgili kararlılık ve katılımının göstergesidir.
Kuruluşların; “kıyaslama için süreç belirleme’ leri oldukça önemli olup kıyaslama sürecinin hazırlık aşamasının gereken titizlikler gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Aksi halde; öncelikler iyileştirme ihtiyaçları karşılanmayıp; kıyaslama faaliyetinden beklenen fayda elde edilemez ve bu sonuç kıyaslama sürecinin başarısızlığı şeklinde yorumlara yol açabilir. Söz konusu başarısız yaklaşımın kuruluşun gelecekteki kıyaslama çalışmalarına olumsuz yansımaları olacağı açıkça görülebilmektedir.
Yukarıda belirtilen hususları ışığında, kıyaslama süreci ön koşulu olarak; kuruluşun tüm süreçlerinin belirlenmesi, tanımlanması, sınıflandırılması, sürecin başarısını gösteren süreç metriklerinin ve ölçüm sisteminin belirlenmesi, kısa süreç yönetiminin yerleştirilmiş olması gerekmektedir. Spesifik süreçlerin seçimine karar vermeden önce, arzu edilen spesifik iyileştirmelerin tanımını yapmak önemlidir. Organizasyon düzeyinde bunlar, rekabet üstünlüğü veya kritik başarı faktörleri, bölüm düzeyinde, maliyet, veya iç/dış iyileştirme için önemli bir araç olan “kıyaslama” sürecinin yukarıda değinilen “ön gereksinimleri” yönetimin kararlılığı ve iş mükemmelliği çabalarındaki görünür liderliğinin açık kanıtı olmaktadır.
Kritik başarı faktörlerinin belirlenmesi veya gözden geçirilmesinden sonra, kritik başarı faktörlerinin gerçekleşmesi için mutlaka iyileştirmesi gerekli süreçler olan “kritik süreçler”, kuruluşların “Kıyaslama” çalışmalarında öncelik vereceği süreçler olacaktır.
Kritik süreçler, müşteri tatminine en fazla katkıyı sağlayacak olan, o işlem yapılmazsa olmaz siyebilecekleri süreçlerdir.

KIYASLAMA UNSURLARI

Kıyaslama :İş süreçlerinde en iyiyi veya daha iyileri araştırmak, bulmak, öğrenmek ve kendi süreçlerine uyarla**** sürekli iyileştirmeyi sağlamak süreci.
Kıyas Ortağı :Kıyaslama sürecini birlikte yürüten kuruluşlar.
Performans Kriteri :Kıyaslama yapılacak sürecin kendisini veya süreç çıktısının etkinliğini ölçmek için belirlenmiş olan özellikler, parametreler.
Kıyaslama Ölçümü erformans kriterlerinin rakamsal ölçümleri
En İyi Uygulama :İlgi duyulan süreçte, iş mükemmelliği yolunda yaratıcı, yenilikçi ve başarılı olarak tanınan/ saptanan organizasyonun uygulamaları.
Sınıfında En İyi :Sınıfında en iyi ürün veya süreç.
Ortak İlgi Grupları :Bilgi ve deneyimlerini paylaşmak üzere kuruluşların süreç sahibi ve çalışanlarından oluşan, zaman zaman yüzyüze veya network yoluyla temasta olan gruplardır. Süreç sahipleri, organizasyonların “en iyi uygulamalarına” yönelik deneyimlerini; yapılan toplantılarda veya network kanalıyla diğer grup üyeleri ile paylaşırlar.
Konsorsiyum Çalışmaları :Bağımsız kuruluşlarca yapılan ve çık katılımcıyı içeren kıyaslama çalışmaları. Çalışmanın sonunda oluşturulan raporda; en başarılı kuruluşların uygulamalarını, kritik ölçüm kriterleri ve başarılı kuruluşların uygulamaları yer alır.
Bilgi Paylaşımı Kuralları :Kıyaslama çalışması yürüten kuruluşların uyacakları kuralları içeren protokol (gizlilik, yasallık, hukuka uygunluk…)

KIYASLAMA ÇEŞİTLERİ

Kıyaslama kuruluş içi ve kuruluş dışı olmak üzere iki şekilde gerçekleştirilebilmektedir.

Kuruluş İçi :Kuruluş dışı kıyaslama çalışmaları için ve kuruluş süreçlerini tanıması için bir başlangıç noktasıdır. Genellikler süreçlerin kıyaslanması şeklinde yapılır.
Kuruluş Dışı
Fonksiyonel Kıyaslama :İki veya daha fazla kuruluşun spesifik iş fonksiyonlarının kıyaslanması
Rakip Kıyaslama :Sektör dışı kuruluşlarla yapılan kıyaslama
Stratejik Kıyaslama :Kıyaslama verilerinin stratejik kararlara esas olacağı kıyaslamadır. (Şirket alımları, yeni pazarlara girme, yeni ürün geliştirme, teknoloji seçimi)