İLETİŞİM GİRİŞ
ETKİN İLETİŞİM VE GERİ BESLEME
ORGANİZASYONLARDA İLETİŞİM SİSTEMLERİ
1 )YUKARIDAN AŞAĞIYA DOĞRU İLETİŞİMDE YARARLANILAN ARAÇLAR
a ) Yazılı İletişim Araçları
İşletme içi yayınlar
El kitapçıkları
Duyurular
b ) Sözlü İletişim Araçları
Yüz yüze görüşme
Telefonla görüşme
Konferans ve seminerler
Görsel ve işitsel iletişim araçları
2 ) AŞAĞIDAN- YUKARIYA DOĞRU İLETİŞİMDE YARARLANILAN ARAÇLAR
a ) Yazılı İletişim Araçları
Tutum ve moral anketleri
Yazılı raporlar
Sendika yayınlar
b ) Sözlü İletişim Araçları
Kulaktan kulağa iletişim
İşletme içi şikayet mekanizmaları
Öneri sistemleri
Personel danışmanlığı
LİDERLİK VE İLETİŞİM
GÜNÜMÜZDE İLETİŞİMİN ÖNEMİ
İletişim,bir bilgi alma sürecidir.bu süreci kısaca bilgi değişimi süreci alarak tanımlayabiliriz.
Bilgi, organizasyonların etkin yönetiminde temel rol oynamakta ve onların itici gücü olmaktadır.İşletme yönetiminin başarılı olması, işletme içi ve işletme dışı gereksinimlerini ne ölçüde karşılayabildiğine bağlıdır.Gereksinim duyduğu nitelik ve nicelikte bilgiye;istediği zamanda sahip olmayan yönetici, işletme kaynaklarının kullanımına ilişkin olarak vereceği kararlarda başarılı olamaz.Yöneticilerin zamanlarının büyük bir kısmını karar almak için harcadıkları ve bu kararların da işletmelerin varlıklarını sürdürebilmeleri, gelişebilmeleri için yaşamsal önem taşıdığı düşünüldüğünde, bilginin yönetim için ne kadar değerli olduğu ortaya çıkacaktır.Öte yandan eksik, yetersiz bilginin çalışanlar açısından da;tatminsizlik ve stres yaratacağı unutulmamalıdır.Bu yüzden gerekli olan tüm bilgilerin çalışanların her kesimine aktarılması gerekir.İnsanların bulunduğu işletmenin hakkında olan biten değişen durumlarından haberdar edilmesi aynı zamanda çalışanları motive eder.
Etkin İletişim ve Geri Besleme :
Organizasyonda etken bir iletişim sisteminin kurulması, çok yönlü bilgi akışının sağlanabilmesi ile mümkündür. Organizazyonel iletişim sistemini kuran ve etken bir şekilde islemesini sağlayan yönetim sürekli geri besleme değerlendirmesi yaparak, elde edilen bilgilerin organizasyona dağıtımını da üstlenmelidir. Organizasyonda etken bir iç iletişimin kurulması basta üst yönetici olmak üzere tüm yönetici ve çalışanların katılımıyla sağlanabilir. Bilgi ve feedback (geri besleme) akışının kesildiği, sırların arttığını organizasyonlarda, çatışma, uyuşmazlık ve kararlarda isabetsizlik, sorun çözmede isteksizlik kendini gösterecektir.
Organizasyonlarda; çalışanlar arası beşeri ilişkilerin düzenlenmesinde ve faaliyetlerin etkin biçimlerde yönlendirilmesinde ,iletişim önemli bir süreç olarak karşımıza çıkmaktadır.İşletme strateji ve politikaları doğrultusunda belirlenmiş biçimsel iletişimin yanı sıra; işletme içinde önceden düzenlenmemiş, öngörülmemiş biçimsel olmayan iletişimin de varlığından söz etmemiz gerekmektedir.Çünkü iletişim yolu ile, çalışanlar ve işletme yönetimi ortak bir görüş ve anlayışa vararak, organizasyonun temel hedefine ulaşabilmesi için işbirliği yaparlar.Bu nedenle, biçimsel iletişimin olduğu kadar biçimsel olmayan iletişimin de etkisi gözden kaçırılmamalıdır.
İşletmedeki iletişim sisteminin işleyişi iki şekilde gerçekleşebilir :
-Yukarıdan –Aşağıya doğru işleyen iletişim süreci,
-Aşağıdan –Yukarıya doğru işleyen iletişim süreci.
Yukarıdan-Aşağıya doğru iletişim, işletmelerde yaygın olarak kullanıla iletişim kanalıdır.Burada, işletmenin hedefleri, stratejileri ile ilgili bilgiler, yöntemler, haberler üst kademelerden alt kademelere yansıtılır.Bir diğer deyişle, organizasyonun herhangibi bir noktasında üretilen ya da elde edilen bilgi; organizasyonun hiyerarşik yapısı içinde, diğer kişileri aydınlatmak ya da etkilemek amacı ile aşağıya doğru iletilir.
Yukarıdan aşağıya doğru iletişim , organizasyonun çeşitli kademelerinde karar verici durumundaki kişilerin, kararlarını diğer personele aktarmalarını sağlar.Ayrıca bu nitelikteki iletişim süreci; astlara organizasyonun faaliyetleri, hedefleri, kararları hakkında yeterli bilgiye sahip çalışanların performanslarına ilişkin geri bildirim sağlamak açısından yardımcı olmaktadır.Yapılan araştırmalarda ; organizasyonun faaliyetleri , hedefleri, kararları hakkında yeterli bilgiye sahip çalışanların performanslarının yüksek olduğu gözlemlenmiştir.
Organizasyonlar bu iletişim sisteminde çeşitli araçlar ve kanallardan yararlanabilirler.Birden çok yazılı ve sözlü iletişim aracından yararlanılması etkin bir iletişimin gerçekleştirilmesi amacına yöneliktir.
YUKARIDAN AŞAĞIYA DOĞRU İLETİŞİMDE YARARLANILAN ARAÇLAR
Bu araçlar yazılı ve sözlü iletişim araçları diye ikiye ayrılır.
Yazılı İletişim Araçları
İşletme içi yayınlar:
İşletme hakkında bilgi veren, işletme içinde olan biteni anlatan yayınlardır.Bir çok organizasyon ; çalışanları için işletme bültenleri, gazeteleri ve dergileri yayınlar.Bu yayınların amacı; personeli işletme ile ilgili güncel gelişmelerden haberdar etmek, uzun dönemli işletme hedef ve faaliyetlerinin anlaşılmasını sağlamaktadır.İşletme özellikleri, koşulları doğrultusunda bu yayınlar periyodik olarak yayınlanabileceği gibi, yalnızca gereksinme duyulduğunda , haber iletmek amacı ile yayınlanabilir.
Bu tür yayınlarda ; işletmenin ekonomik, sosyal, teknik yapısı ile ilgili son gelişmelerin yanı sıra, çalışma koşulları , işe yeni girenler, işten ayrılanlar, mutlu günler, ödüllendirilen personel gibi kişisel nitelikli haberlere de yer verilmelidir.İşletmeler bu yayınlarının, hem çalışanlar, hem de çalışanların aileleri tarafından okunmasını sağlamak için çeşitli özendirici araçlar kullanılabilir. Bu yayınlarla birlikte verilecek alışveriş çekleri, kültürel etkinlik biletleri v.b.g özendiriciler, yayınların etkinliğini arttıracaktır.Ayrıca bu yayınların sade bir dille, anlaşılır biçimde yazılmış olması,önemli bir faktördür.Bu yayınların içeriğinin belirlenmesinde; işletme çalışanlarının görüş, öneri ve isteklerinden yararlanılması, bu nitelikteki iletişim araçlarının etkinliğini arttıracaktır. Hatta işletme çalışanlarının şikayetlerini, isteklerini, memnuniyetlerini yazabilecekleri bölümlerde oluşturulabilir , bu hem onları motive eder, hem de onların görüşlerini öğrenmekte yöneticilere yarar sağlar.
El Kitapçıkları:
İnsan kaynakları bölümleri, çalışanlarını çalışma koşulları ve işletmedeki çeşitli organizazyonel sistem ve uygulamalar konusunda bilgilendirilmek amacı ile sık, sık kitapçıklar yayınlar. Yukarıdan- Aşağıya doğru iletişim sürecinde önemli bir işleve sahip bu kitapçıklar; işletmeye alınan yeni personele organizasyonu çok yönlü olarak tanıtmak ve yeni elemanın hak ve sorumluluklarını göstermek açısından da faydalıdır.Bu el kitapçıkları;işletme çalışanlarını yakından ilgilendiren konulara ilişkin düzenli ve kapsamlı bilgi vermek amacı güdülerek hazırlanırlar.Örneğin; işletmedeki temel ücret sistemi, özendirici ücret uygulamaları , izin prosedürü, eğitim uygulamaları, izin prosedürü, eğitim olanakları, sosyal aktiviteler, çalışma saatleri , uyulması gereken kurallar, öneri yöntemleri gibi konulardaki el kitapçıklarının yayınlanması söz konusu olmaktadır.
Duyurular:
İşletme çalışanlarına gerekli bilgileri duyurmak haberdar olmasını sağlamak amacı ile çeşitli şekillerde ortaya çıkan ilanlardır.İşletme çalışanlarının dikkatini çekebilecek, rahatlıkla görebilecekleri ilan tahtalarına asılan bu duyurular , personele işletme ile güncel olay ve faaliyetler hakkında bilgi verirler. Örneğin; açık işlerin duyurulması, çalışma saatlerinde yapılacak değişiklikler, yıllık izinler ve buna ilişkin olarak uyulması gereken kurallar, toplantı, konferans, seminer duyuruları v.b.g...
İşletme çalışanlarını bilgilendirmek amacı ile yoğun olarak yararlanılan bu işletme içi yazılı yayınların yanı sıra , az sayıda işletme tarafından kullanılan bir diğer yazılı yayın ; işletmenin ekonomik performansını gösteren raporların çalışanlara dağıtılmasıdır.Bu raporlar firma ortaklarını olduğu kadar, çalışanları da yakından ilgilendirmektedir.Çünkü çalışanlar;bu raporlardan elde ettikleri veriler doğrultusunda iş güvencelerini ve kariyer olanaklarını değerlendirerek , ileriye dönük hedeflerini gerçekleştirebilirler.Ancak yapılan bir araştırmaya göre , ülkemizde çalışanlara işletmelerinin finanssal performansına ilişkin bilgilerin aktarımının yaygın olmadığı belirlenmiştir.
Sözlü İletişim Araçları
Sözlü iletişim araçlarının, yazılı iletişim araçlarına göre bazı üstün tarafları bulunmaktadır.Bu araçlar vasıtası ile iletişimin daha hızlı gerçekleşmesi, anında geri bildirimin sağlanarak hatalı algılamanın önüne geçilmesi ve kişiler arasındaki sosyal ilişkilerin geliştirilmesi mümkün olmaktadır.Sözlü iletişim araçlarının başlıcalar ı şunlardır.
Yüz yüze Görüşme
Sözlü iletişimde yararlanılan en önemli araçlardan birini yüz yüze görüşme oluşturmaktadır.Karşılıklı işleyişimin söz konusu olduğu böylesi bir süreçte , bilgi aktarım düzeyi yüksektir.Personele aktarılan bilgi nitelik ve nicelik olarak fazladır.Bilgi aktarılan kişinin görüşme sürecinde anlamadığı herhangibi noktayı ; hemen sorup , yanıtını alabilmesi iletişimin etkinliğini arttıracaktır.Yüz yüze görüşmede ; kişilerin hareketleri , jestleri , mimikleri yani beden dilleri de iletişimin etkinliğini belirleyen bir faktör olarak karşımıza çıkacaktır.Bu aracın etkinliğinde tarafların iletişim becerilerinin gelişmiş olup, olmaması da önemli rol oynayacaktır.
Telefonla Görüşme
Yüz yüze görüşme kadar olmasa da ,bilgi aktarım zenginliği ve iletişim etkinliği açısından , önemli bir diğer sözlü iletişim aracıda telefonla görüşmedir.Burada da ; kendisine bilgi aktarılan ast ,üstüne sorular soracak, iletişim sürecinin etkinliğini arttırma şansına sahiptir.Vakit ve mekan olarak ulaşmanın zor olduğu zamanlarda çok faydalıdır.
Konferans ve Seminerler
İşletmeler, çalışanlarını belirli konularda aydınlatma, onların bilgi ve görgülerini arttırmak amacı ile konferans ve seminerler düzenlerler.İşletme dışından gelen uzman kişiler ya da işletme bünyesinden gerekli niteliklere sahip personel tarafından gerçekleştirilebilecek bu konferans ve seminerler iyi tasarlanıp, uygulamaya geçirildiğinde çalışanlar açısından yararlı olacaktır.Çalışanların yaptığı işin bilimsel boyutunu veyahut ta neyin bir parçasını yaptığını anlamalarını, toplumsal boyutlarını falan anlatan konferanslar çalışanların çalışma azmini artıracak onlara büyük motivasyon sağlayacaktır.
Görsel-İşitsel İletişim Araçları
Yukarıdan-Aşağıya iletişim sisteminde yararlanabilecek bir diğer araç türünü, görsel işitsel iletişim araçları oluşturmaktadır.Özellikle yeni işe giren iş görenlere ; işletmenin fiziksel yapısı, üretim süreci, çalışma koşulları ile ilgili görüntüler video, slayt gibi görsel araçlarla aktarılabilir.Bu nitelikteki araçlarla, ayrıntılı bilginin kısa sürede ve kalıcı biçimde , işletme çalışanlarına iletilmesi mümkün olur.
Bu iletişim araçlarının yanı sıra ; günümüz bilgisayar teknolojisindeki günden güne meydana gelen hızlı gelişme ve değişmeler , organizasyon içi bilgi akışında , bilgisayar sistemlerinden etkin olarak yararlanılmasını gündeme getirmektedir.
AŞAĞIDAN-YUKARIYA DOĞRU İLETİŞİMDE YARARLANILAN ARAÇLAR
Aşağıdan-yukarıya doğru iletişim; personelin düşüncelerini, beklentilerini,tutumlarını, önerilerini, sorularını, tepkilerini üst kademelere iletmesini sağlayan bir süreçtir.Bu tür iletişimde; çalışanların organizasyonun üst yönetiminde , onları bilgilendirmek ve etkilemek amacı ile bilgi aktarmaları söz konusu olmaktadır.Burada temel bilgi kaynağını astlar ve gözetimciler oluşturmaktadır.
Yapılan araştırmalar iletişim sürecinin personelin motivasyonu ve iş tatmini üzerinde etkili olduğunu göstermektedir.Özellikle aşağıdan yukarı doğru iletişimin üst yönetim tarafından desteklendiği organizasyonlarda , çalışanların işletmelerine olan bağlılıkların arttığı gözlemlenmektedir.
Bu tür iletişim çoğu işletme tarafından istenen bir süreç olmasına rağmen , bu iletişim kanalını olumsuz etkileyen bir takım faktörlerinde , organizasyonlarda var olduğu gözlenmektedir.Bu engellemeler; organizasyon yapısından , astın üstün tutum ve davranışlarından kaynaklanmaktadır.Üstün bu iletişim biçimine sıcak bakmaması , astın bu konuda çekingen davranması ya da organizasyon kademelerinin çokluğu gibi olumsuz faktörler, bu tür iletişimin sağlayacağı bilgiyi nitelik ve nicelik olarak düşürecektir.Eğer üst yönetim bu iletişim kanalından optimum biçimde yararlanmak amacında ise , bu engelleri ortadan kaldıracak ya da en aza indirecek önlem ve çarelere başvurmalıdır.
İnsan kaynakları bölümleri ; işletmenin özellikleri, koşulları, kültürü stratejileri doğrultusunda aşağıdan doğruya doğru iletişimin gerçekleştirilmesinde farklı yaklaşımlara yönelirler.Ancak yine de bu süreçte , bir çok işletme açısından ortak olarak ele alınabilecek iletişim araçları da bulunmaktadır. Bunlar; biçimsel olmayan kulaktan kulağa haberleşme , tutum anketleri, şikayet mekanizmaları, öneri sistemleri, grup toplantıları şeklinde sıralanabilir.Aşağıdan-yukarıya doğru iletişim araçlarını da yazılı ve sözlü iletişim araçları olmak üzere iki ana grupta incelemek mümkündür.
Yazılı İletişim Araçları
Tutum ve Moral Anketleri
Çalışanların organizasyonları hakkında neler düşündüklerinin,ne tür sorun ve endişelerinin olduğunun, insan kaynakları bölümleri tarafından geliştirilen çeşitli sistemleri ne ölçüde olduğunu anlayıp, benimsediklerinin , yöneticilerinin nasıl değerlendirdiklerinin bilinmesi; etkin bir insan kaynakları yönetimi açısından büyük önem taşıyan insan kaynakları bilgi sistemi için değerli bilgiler sağlayacaktır.Bu bilgilere sahip üst yönetim ve özelliklede insan kaynakları yöneticileri , personel ile ilgili tutarlı kararlar alabileceklerdir.
İşte bu nitelikteki verilerin, bilgilerin toplanmasında yararlanılan araçların en önemlilerinden birini, tutum ve moral anketleri / araştırmaları oluşturmaktadır.Bu anketler, çalışanların işletmeleri hakkında ne düşündüklerini sistematik olarak belirlemeye yöneliktir.Burada personelin ; çalışma koşulları , gözetim uygulamaları , insan kaynakları politikaları hakkında neler düşündüklerinin öğrenilmesi amaçlanmaktadır.
Organizasyonların bu anketlerden etkin olarak yararlanmaları gerekmektedir.Bu nedenle , anketlerden elde edilen bilgilerin değerlendirilerek , işletmenin çalışma koşullarında, üretim ve yönetim süreçlerinde gerekli /değişikliklerin düzenlemelerin ivedi biçimde yapılması işletmenin etkinliği üzerinde olumlu rol oynayacaktır.Ayrıca bu anketlerin yüz yüze görüşmelerde de desteklenmesi yararlı olacaktır.
Yazılı Raporlar
İşletme üst yönetimi periyodik olarak ya da çalışma koşullarına bağlı olarak belirli bir zamanda, personelinden yazılı rapor isteyebilir.Örneğin; yıllık faaliyet raporları veya yürütülmekte olan projeye ilişkin raporlar bu nitelikteki yazılı belgelerdir.Bu raporlardan elde edilen bilgiler doğrultusunda yönetim , ileriye dönük olarak vereceği kararlarda daha tutarlı olarak , gerekli önlemleri zamanında alabilir.Astların faaliyet ve düşüncelerini üst yönetime iletebilecekleri bu tür yazılı raporlar , ast üst ilişkisinin sağlam temellere dayandırılmasını sağlayacaktır.
Sendika Yayınları
Aşağıdan-yukarıya doğru iletişimde söz konusu olabilecek bir diğer yazılı iletişim aracı da ; işçi sendikalarının, çalışanların ücret , sosyal haklar ve çalışma koşullarına yönelik taleplerinin ve yasal hakları ilgili bilgi ve hatırlatmaları içeren sendika rapor ve yayınlarıdır.
Sözlü İletişim Araçları
Personel , organizasyon ile çeşitli konuşlardaki duygu, düşünce, istek ve eleştirilerini doğrudan ya da dolaylı olarak sözlü biçimde üst yönetime aktarabilir.
Kulaktan- Kulağa İletişim
Bir organizasyonda genel olarak iki tür iletişimden söz etmek mümkündür.İşletmenin hiyerarşik yapısı içinde tasarlanmış,belirlenmiş biçimsel iletişim ;daha önce organizasyon içinde öngörülmemiş , düzenlenmemiş biçimsel olmayan iletişim .İkinci tür iletişim çoğu zaman;organizasyon içinde kulaktan kulağa yayılan, fısıltı niteliğinde bir iletişim olarak karşımıza çıkmaktadır.Bu tür iletişim, işletmedeki bireyler arası sosyal ilişkilerden kaynaklanmaktadır.Organizasyonun hiyerarşik yapısına göre doğrudan ya da dolaylı olarak iletişim olanağı bulunmayan personelin kendi aralarında ; işletme ile ilgili herhangi bir konuda bilgi alış verişi içinde bulunmaları ve haberin işletme içindeki başka kişilere de yayılması , bu nitelikteki bir iletişimi oluşturmaktadır.
İşletmelerdeki insan kaynakları departmanlarının bu tür iletişim üzerinde önemle durmaları gereğinin çeşitli nedenleri bulunmaktadır:
-Kulaktan-kulağa yayılan bilgi akışı,aşağıdan-yukarıya doğru iletişimin temel kaynaklarından birini oluşturmaktadır.
-Çalışanların motivasyonu ve iş tatminini etkilemektedir.
-Üst yönetime; çalışanların görüşlerini, tepkilerini, sorunları ile ilgili önemli bilgiler sağlamaktadır.
Yönetim bu tür bir iletişim kanalını organizasyon içinde kurup , kontrol edemez ancak belirli açılardan bu süreci etkileme şansına sahip olabilir.Bu noktada insan kaynakları departmanlarına önemli görevler düşmektedir.
İşletmenin çeşitli departmanlarında görev yapanlar , organizasyonlardaki uygulamalar ile ilgili görüşlerini doğrudan insan kaynakları departmanındaki uzman personele aktarabilirler.Bunun iki önemli gerekçesi vardır.Bunlardan ilki , insan kaynakları yönetiminin ilgi alanının insan öğesinde odaklaşması nedeni ile çalışanlarının sorunlarının daha yetkin biçimde ele alınıp, çözülebileceği beklentisi; ikinci ise, bu kişilerin doğrudan kendi üstleri olmamasının verdiği rahatlıktır.Bu bilgi akışının sürmesinde gizlilik çok önemlidir.İnsan kaynakları departmanındaki uzman kişilere aktarılan bilginin gizli kalacağına güvenilmesi , bu nitelikteki iletişimin yaygınlaşmasını sağlayacaktır.Bu bilgilerin sistematik olarak toplanması ve değerlendirilmesinin , organizasyon açısından önemli yararlar sağlayacağı kuşkusuzdur.
İnsan kaynakları departmanları bu iletişim kanalı ile şu konularda bilgi sahibi olabilecektir.
-Personelin sorunları, ileriye dönük endişeleri
-Personelin hedefleri, kariyer ve motivasyon beklentileri,
-Organizasyondaki işçi-işveren ilişkilerinin nasıl değerlendirildiği,
-Gözetim uygulamasının kalitesi,
-İş tatminsizliği yaratan uygulama , süreç ve yöntemler,
-Yeni politikaların benimsenip, benimsenmediği.
İşletme İçi Şikayet Mekanizmaları
Personelin çalışma koşullarından kaynaklanan, işi ile ilgili herhangibi bir konudaki memnuniyetsizliği, hoşnutsuzluğu şikayeti oluşturmaktadır.Üstün gözetim ve yönetim uygulaması , diğer çalışanlarla ilişkiler , ücret gibi çeşitli konulardaki sorunlar, işletmelerde şikayeti doğuran sorunların başında gelmektedir.
Şikayetin geçerli olmayan gerçeklere dayanması ya da açıklanmamış olması, onun yok olduğu anlamana gelmemektedir.Çünkü her iki durumda , kişi kendine karşı bir adaletsizliğin, haksızlığın yapıldığını hissetmekte düşünmektedir.Doğal olarak bu durum da , kişinin motivasyonunu ve performansını olumsuz yönde etkileyecektir.Bu nedenle, organizasyonların çeşitli yöntemler aracılığı ile bu şikayetlerin açığa çıkarılmasına yardımcı olmaları gerekmektedir.
İşletmelerde şikayetlerin belirlenmesi, ele alınıp incelenmesi, değerlendirilmesi, çözülmesi sürecinde insan kaynakları bölümleri önemli görevler üstlenmektedir.İşletmeler kendi yapılarına göre, değişik şikayet mekanizmaları geliştirip, uygulamaya koyabilirler:
-Şikayetlerin yazılı olarak işletme içinde oluşturulacak bir komiteye yapılması,
-Şikayetin doğrudan üst yöneticiye yapılmasına olanak tanıyan , açık kapı politikasının uygulanması,
-Şikayetin yazılı olarak, şikayet ve öneri kutuları aracılığı ile gerekli kademelere iletilmesi,
-Yöneticilerin çalışanlarla grup halinde toplanarak, şikayetlerini, sorunlarını dinlemesi.
Bu arada dikkat edilmesi gereken nokta; yönetim kademelerinin , tutum davranış ve uygulamaları ile, personelin şikayette bulunma konusundaki çekincesini ortadan kaldırması ve şikayetin değerlendirilmesinde varılan sonuçları, personele iletmesi gereğidir.
Öneri Sistemleri
Öneri sistemleri; çalışanların fikirlerinin bireysel ya da grup olarak toplanması , değerlendirilmesi ve uygulamaya konması sürecidir.Bunlardan herhangibi birinin eksikliği durumunda , öneri planlarının etkinliği yitecektir.
Bazılarında ise, bu sistemde işletme program ve planlarında söz edilmesine rağmen, uygulamada izine rastlanmaz. Bunun nedeni, öneri sistemlerinin yönetim açısından kritik bir nitelik taşımasıdır.Öneri programlarının dikkatli bir biçimde yönetilememesi durumunda, işletme büyük sorunlarla karşı karşıya kalabilecektir.Öneri sistemlerinde iki tür amaç güdülmektedir.Bunlar; organizasyonun verimliliği ile çalışma yaşamının kalitesinin arttırılmasıdır.Yaptıkları önerileri kabul edilen çalışanlar, maddi ve manevi birtakım kazançlar sağlayacaklar, işletmeye bağlılıkları artacak, kendilerine olan güvenleri yükselerek, performansları artacaktır.Öte yandan; önerileri kabul edilemeyen ya da önerileri kabul edildiği halde, bekledikleri ödüllere kavuşamayan çalışanlar, olumsuz motivasyona uğrayacaklardır.Bu nedenle öneri sistemlerinin yararına inanan işletmelerde; çalışanlardan gelen önerilerin zamanında ve objektif biçimde değerlenmesi, gözetimcilerin personeli öneri geliştirme konusunda motive etmeleri üst yönetimin bu programları etkin biçimde desteklemeleri gerekmektedir.
İşletmelerde, genellikle şu aşamalardan geçilerek öneri sistemlerinin işletilmesi söz konusu olmaktadır;
-Personelin, fikrini ilk üstü ile tartışarak, bir öneri formu oluşturması,
-Bu formun ilk üst tarafından tekrar incelenmesi ve gerekiyorsa personele düzeltmeler konusunda yardımcı olunması,
-İşletmede oluşturulan öneri komitesinin , bu öneri formunu ele alıp, incelenmesi,
-Öneri değerlendirilerek, sonucun öneri sahibine iletilmesi,
-Önerinin değerlendirilerek, sonucun öneri sahibine iletilmesi,
-Önerilen fikir kabul görmüş ise , öneri sahibi ile iş birliği sağla****,önerinin uygulamaya geçirilmesi ve o kişinin ödüllendirilmesi.
İşletmelerin gerek önerinin kabul edilmesi halinde gerek ise önerinin reddi halinde, yapıcı bir politika izlemeleri gerekmektedir.Aksi taktirde, ileriye dönük olarak bu sistemlerden etkin olarak yararlanamayacaktır.
Günümüzde Toplam Kalite Yönetimi olarak adlandırılan yaklaşım da, müşteriye daha kaliteli hizmet verebilmek amacı ile sürekli iyileştirme çalışmaları yapılmaktadır.Bu iyileştirilme çalışmalarında da , temel kaynak olarak çalışanların fikir ve önerilerinden yararlanmak için çeşitli çalışma ekipleri oluşturulmaktadır.Yukarıda belirtilen klasik öneri sistemlerinin temel ilkelerine benzemekle birlikte , toplam kalite felsefesinde bu tür öneri geliştirme faaliyetlerinin örgütsel performansa katsayısı daha somut olarak görülebilir.
Personel Danışmanlığı
Personel danışmanlığın amacı, çalışanların işle ve özel yaşamları ile ilgili sorunlarına çözüm üretmektir.1920’li yıllarda Hawthorne Araştırmaları ile birlikte, verimlilik üzerinde beşeri ilişkilerin ve sorunların etkili olduğunun ortaya çıkması, üretim faktörleri içinde insan unsurunun ayrı olarak ele alınıp, incelenmesi gerekliliğini ortaya koymuştur.Bireysel performansın belirlenmesinde fizyolojik faktörlerin yanı sıra, psikolojik sosyal faktörlerin de etkili olması, işletmelerin personelin işten kaynaklanan sorunları ile ilgili kişisel sorunlarına da çözüm bulmalarını gerekli kılmaktadır.
Danışmanlık programları genellikle insan kaynakları departmanı tarafından organize edilip, uygulamaya geçirilmektedir.Özellikle büyük işletmeler , personel danışmanlarını kendi işletmeleri içinde tam ya da yarı zamanlı olarak istihdam etmektedir.Küçük işletmeler ise, bu konuda işletme dışından uzman desteği almaktadır.
Personel danışmanları, personelin iş ile ilgili ya da iş dışı kişisel sorunlarını, birlikte ele alıp, tartışmakta ve çözüme yönelik öneriler üretecekleri gibi, çalışanlara bir takım ip uçları vererek, kendi kendilerine sorunlarını çözmelerine yardımcı olabilirler.Bu süreçte de, gizlilik çok önemlidir.
Çalışanlar personel danışmanlarından genellikle şu nitelikteki sorunların çözümünü istemektedirler:
İşten kaynaklanan sorunlar
- Personelin işe uyum sağlayamaması : Çalışma koşulları ile beklentilerin farklı olması, işe ilk girişte karşılaşılan sorunlar, iş gerekleri ile personel niteliklerinin uyuşmaması, yetki-sorumluluk dengesizliği gibi faktörler bu sorunu doğurabilir.
- Emeklilik ve yaş sorunu: Belirli bir yaşa gelen ve emekliliği yaklaşan personel açısından, daha az sorumluluk taşıyan işlere yönlendirilme, gelecek endişesi gibi birtakım sorunlar ortaya çıkması söz konusu olmaktadır.
- Stres: Günümüz çalışma koşullarının yarattığı zaman baskısı, personeli sürekli olarak stres olgusu ile karşı karşıya bırakmaktadır.Yoğun stres ortamında çalışan kişiler açısından belirli bir süre sonra çeşitli sorunlar ortaya çıkmaktadır.
- Kişisel sorunlar:
- Ailevi sorunlar
- Psikolojik sorunlar
- Fizyolojik sorular
- Maddi sorular
Bu tür sorunlarla karşılaşan personelin psikolojik ve fizyolojik sağlığı bozulmakta; işe ilgisizliği ve devamsızlığı artmakta , performansı düşmektedir. İşte bu nedenle işletmelerin, personel danışmanlarından gerektiği biçimde yararlanarak, bu sorunlara çözüm üretebilmeleri, kendi etkinlikleri açısından önem kazanmaktadır.
LIDERLIK VE ILETISIM
Lider, iletişim ile insanları anlamlı bir değişime yönelik olarak etkin bir biçimde güdülenebilir. Bu nedenle, çok yönlü liderlikte iletişim çok önemlidir. Lider, astlarını (insanları), değişimin yararına ve gerekliliğine inandırabildiği ölçüde basarili olur. İnandırabilmek için etkileyici iletişime ihtiyaç vardır. Etkileme, bir kişi yada grubun değerlerinin değişmesini sağlaması, onun tutum ve davranışlarında istediği değişiklikleri yapabilmesi anlamında kullanılmaktadır. Lider etkileyici ve inandırıcı iletişim yeteneğine sahip olmalı ve bu özelliğini geliştirmelidir. İnsanları etkilemek ve inandırmak amacıyla girişilen iletişimde başarıya ulaşabilmek için aşağıdaki noktaların göz önünde bulundurulması gerekir.
a. Mesajı algılayanlar, mesajın konusunu ilgi duyarlı ve mesajın kapsamını kavrayabilmelidir.
b. Mesajın konusu, alicinin (hedefin/yerleşmiş düşüncelerine aykırı olmam alidir.
c. Mesaj, alicinin, bir takım kişisel ihtiyaçlarını karşılayacak nitelikte olmalıdır.
d. Mesaj, kapsamı bakımından algılayana güven verici inanılır ve amaçlara gerçekleştirebilir nitelikte gözükmelidir.
e. Mesaj, korkutucu ve ürkütücü olmamalıdır. Tehdit yüklü mesajlar alicinin kaynağa olan sempati ve güvenini sarsar.
f. Mesaj, cezalandırmaya değil ödüllendirmeye yönelik olmalıdır.
g. Mesajın üslubu, sert onur kırıcı değil yumuşak ve onurlandırıcı olmalıdır.
h. Mesaj, soğuk ve emir verici değil, ortak bir eyleme davet seklinde olmalıdır.
i. Mesaj, alıcıya güç ve enerji vermelidir.
Unutulmamalı ki, yönetim gücünü hiyerarşik otoriteden ve yaptırım (müeyyide) uygulama hakkından almaktadır. Lider ise gücünü iletişim yeteneğinden alır. İletişim yeteneği ve liderlik niteliklerini geliştirebilen yöneticiler daha basarili olabileceklerdir. Yönetimde, yaratıcılık, etkinlik ve verimlilik için yöneticilerin, liderlik yönünde kendilerini sürekli ve bilimsel yönde geleceğe yönelik olarak geliştirmeleri gerekmektedir.
SONUÇ
Günümüzde etkin liderlik ve yönetim için, basarili iletişim teknikleri giderek önem kazanmakta ve organizasyonlar, bütün insan kaynaklarını bu yönde eğitim ve öğretime tabii tutarak, organizazyonel değişim ve gelişmeyi temel bir ilke olarak görmektedirler. İletişim teknolojisi çok yönlü ve hızlı bir gelişme göstermektedir. Modern iletişim alanında, çok çeşitli ve yeni teknolojiler uygulamaya girmektedir. Özellikle günümüzde giderek daha fazla yaygın kullanımı ile İnternet iletişimi, yeni çoklu ortamlar(multi-medya)'in sağladığı avantajlar, uydular aracılığı ile sağlanan çok kanallı, yeni radyo ve televizyon yayımcılığı, görsel ve yazılı ilerisim araçlarındaki kalite ve kantitatifenin artması, CD ROM 'lar, interaktif olarak geliştirilen sistemler ve 21'nci yüzyılın yeni iletişimsel bireşimleri ve yeni oluşumsal kompozisyonları içinde, önemli ve öncelikli konumunu korumayı ve geliştirmeyi kuskusuz daha da artarak sürdürebilecektir.
Etkin bir liderlik ve yönetim için, iletişim kurma yöntemlerinin önemi, yararı ve bu alandaki yeni çalışmalar, gelecekte sahip olduğu önemin de üzerine çıkabilecek bir değişim ve gelişim örneği sergilemektedir. Bir yandan iletişim teknolojisindeki ilerlemeler, diğer yandan hızla artan nüfus ve gelişen yeni çoklu ortamlar, iletişimsel etkileşimlerde modern anlayış, vizyon ve yeni yaklaşımların çok yönlü olarak kazanılmasını gerekli kılmaktadır. İletişim faaliyetleri içinde, birçok iletişim araçlarının yanında, telefon konuşması dahi, tam olmayan bir iletişim ortamında, tam bir iletişim çabası olarak kolay görünmesinin ötesinde, yeni çaba ve girişimleri de beraberinde gerektirir. Kontrolün bütünüyle dışında gibi gözüken etkenler üzerinde kontrol kurmayı gerektiren bir işlemler bütününü sergilemektedir. Etkin bir şekilde dinlemek, doğru soruları doğru bir şekilde sormak, konuşmanın kontrolünü elinde tutmak iletişimde önemli kurallardır.
Karsıdaki kişiyi konuşmaya teşvik eden teknikleri kullanmak gerekir. Diğer kişiye, söylenilenlerin anlaşıldığını belli etmek gerekir. Ayni şekilde, geri besleme istemek, söylenilenlerin doğru olarak anlaşılıp anlaşılmadığını kontrol için önemli bir işlemdir. Telefonda etkili iletişim kurmak, bu cihazı kullanma tarzını kontrol altına almayı ve konuşmanın sonunda karsıdaki kişiyle ortak çıkarlar temelinde paylaşılan hedeflere ulaşıp ulaşmadığınıza bağlı olacaktır.
İletişim ortamında, insanlar çoğu zaman birbiriyle iyi geçinir. İyi gitmeyen ilişkiler de genellikle düzeltilebilir. Bunun için önce sorunun kimden ve nereden kaynaklandığını saptamak oldukça önemlidir. Güç insan diğer kişi mi, yoksa siz misiniz? Bunu öğrenmek özellikle; modern organizasyonlarda liderlik ve yönetim için, özellikle geleceğin giderek daha karmaşık, değişken ortamlarında basarili bir iletişim için oldukça önemli bir konuma gelmektedir. Daha sonraki aşamalarda, kişilerin kendi davranışlarını değiştirmeye yada diğer kişiler bu konuda yardımcı olmaya çalışmaları, olmayı umdukları sonucu ve atılacakları risklere değip değmeyeceğine karar vererek; değeceğini düşünüyorlarsa harekete geçilmesi, ama fazla bir değişiklik olmayacağını düşündüklerinde; ya statükoyu kabul etmelerini ya da o ortamdan uzak durmayı tercih etmelerine neden olabilir. Eğer kişi kendi davranışlarını değiştirmeyi düşünüyorsa, insanlar arasındaki ilişkilerde en etkili davranış tarzının kontrollü/duyarlı davranış tarzı olduğunu unutmamalıdır. Diğer insanlardan, davranışlarını değiştirmesini isteyeceğini zaman, çok dikkatli plan yapılması, sorunu çözmek için geri besleme istemek oldukça önemlidir. Güç bir insanla basa çıkmak, ilişkilerde her ikisinin de ayni kazancı beklemesini sağlamak demektir.
Gerek yöneticilerin, gerekse is görenlerin öğrenim düzeyleri sürekli yükselmektedir. Bu olgular, kendi basına alındığında iletişim sorunlarının mantıklı bir çözümün eşiğinde olduğu izlenimi önem kazanmaktadır. Teknoloji ve eğitimdeki bütün ilerlemelere karsın, çok az organizasyon iletişim ağlarından hoşnuttur. Çünkü iletişim ortamı, sürekli ve hızlı değişimlerin ve tekniklerin yaşandığı, yüksek bir katilimin gerçekleştiği alanlardan oluşmakta ve verimli ligi olumlu yönde etkilemektedir. Modern yönetimlerde; organizasyonun gerek iç, gerekse dış çevresine yönelik olarak sürekli, bilimsel, sistematik ve anlamlı ilişkiler kurulmakta, yürütülmekte ve geliştirilmektedir.
Çağdaş yönetimler; gerek bireysel, gerek organizazyonel, gerekse dış çevreye yönelik faaliyetlerinde; ilişkide bulunduğu kişi ve kuruluşlarla; olumlu tutum ve davranışları isletme lehine çevirmek amacıyla iletişimden yararlanırlar. Yönetim iletişimi dediğimiz tüm kurumlar; örenme kuramına uygun biçimde yeni, esnek ve gir isimsel etkileşimlerini sürdürmelidir. Liderlik ve yönetimde, basarili bir ilerisim imajı oluşturma çabasındaki isletme önce hem organizasyon içi personeli; hem de yakan ve uzak çevreyi çok iyi tanıması gerekmektedir. Böylece; önce tanıma ile arzu ve beklentileri tespit eder; daha sonra bu noktalardan ilgili kişilerin başarabileceği mesajların seçimine geçer. İste; basarili ve etkin bir liderlik ve yönetim işlevinin üzerine inşa edil inebilen iletişim; 2000' li yıllarda bugünün teknolojisinin de çok üzerinde bir yenileşme, gelişme ve yeni buluş ve yaklaşımla, yeni bir biçim alacaktır.
Profesyonel lider ve yöneticiler; geleceğe yönelik kalıcı basarılar için; mükemmel bir iletişim sisteminin sağlıklı bir biçimde isletilmesi; korucusu, isleticisi ve mükemmelleştiricisi olmalıdırlar. İnsanların birbiriyle iyi geçinmelerinde etkin iletişim faktörleri önem arz etmektedir. Bu sayede, iyi gitmeyen ilişkiler de genellikle kolaylıkla düzeltilebilir. Bunun için önce sorunun kimden ve nereden kaynaklandığını saptamak gerekir. Güç insan diğer kişi mi, yoksa siz misiniz? Bunu öğrenmek özellikle; geleceğin giderek daha karmaşık, değişken ortamlarında basarili bir iletişim için oldukça önemli bir konuma gelecektir. Eğer kendi davranışınızı değiştirmeyi düşünüyorsanız, insanlar arasındaki ilişkilerde en etkili davranış tarzının kontrollü/duyarlı davranış tarzı olduğunu unutmayınız. Diğer insanlardan, davranışlarını değiştirmesini isteyeceğiniz zaman, çok dikkatli plan yapınız, sorunu çözmek için geri besleme isteyiniz. Güç bir insanla basa çıkmak, ilişkinizden her ikinizin de ayni kazancı beklemesini sağlamak demektir.
KAYNAKÇA
*Dr. Gönen DÜNDAR, İnsan Kaynakları Yönetimi,Anadolu Üniversitesi Yayınları, Yay No:968, Eskişehir,1996
* CÜCELOGLU, Doğan, İnsan İnsana, Altın Kitaplar, İstanbul, 1978
* DRUCKER, Peter, Gelecek için Yönetim, (Çev:Fikret ÜÇCAN), Türkiye Is Bankası Yay., İstanbul, 1996, s.130.
* DRUKER, Peter, Yönetim Uygulaması, (Çev..E.Sabri YARMALI), İnkılap Kitapevi, İstanbul, 1996
* EDGETT, D. James, Yönetme Sanatı, ( Türkçe’si . Ayça HAYKIR),Öteki Yönetim 5.Kitap, Feryal Matbaası, Ankara, 1994
* HAGEMEN, Gisela, Motivasyon El Kitabi, (Çev:Göktug ARSAN) Rota Yayın Yapım, Bireysel Yatırım Dizisi: 8, İstanbul, 1995, s. 207-215.
* HENDLY Charles, Şirketler Nasıl Yönetiliyor, Gelecekte Nasıl Yönetilecek, Rota Yayınevi. Çev: Sederi Hatay, 1995, İstanbul
* HUNT, John W. Yönetici İçin Örgüt İçindeki Davranışlar Kılavuzu Çeviren: Mesut Adnan, Feryol Matbaası 1994, Ankara
* WERNER Isabel, Liderlik ve Yönetim: Çev: Vedat ÖNEK, Rota Yayıncılık 1993, İstanbul.
* YÜKSEL, A.Haluk, İletişim Biliminin Temelleri, Anadolu Üniversitesi Yayınları, Yay. No:2737132, Eskişehir, 1989
11/06/2004 : 20:55:50 
Website
Alıntı