Şirketlerde Görev Ayrımı Nasıl Olmalı? - Koniks.com

Amerikalıların yönetim bilimine en büyük armağanlarından biri görev ayrımı (separation of duties) ilkesidir.

Görev ayrımı kavramı, bir işin başından sonuna kadar tek bir insan veya departman tarafından yürütülmemesi anlayışından doğar. Bazen, görev ayrımı yerine, görev parçalanması (segregation of duties) deyimi tercih edilir. Basit gibi görünmesine rağmen, ilkenin uygulanması oldukça zordur. Görev ayrımı şirketteki elemanların çalışmaları üzerinde uygun ölçüde kontrol ve denge sağlar (checks and balances).

Görev ayrımı ilkesinin uygulanmasında iki amaç güdülür. Birisi, aynı işin sürekli olarak aynı işgörenler tarafından yapılması sonucu çalışanlarda uzmanlık oluşmasını sağlamak, diğeri ise önemli hata ve yolsuzlukları kendiliğinden önlemektir. Bunun için, görevler parçalara ayrılır ve bu parçalar ayrı ayrı bireyler veya departmanlara dağıtılır. İlkenin geleneksel ve tipik olarak uygulandığı işlemlerden birisi çek üzerine konan iki ayrı imzadır. İmzalardan birisi çeki düzenleyene, diğeri ise kontrol edip ödemeyi onaylayana aittir. Özellikle, banka dahil finans kuruluşlarında görev ayrımı prensibinin uygulanması hayati önemdedir. Finansta, para ve menkul değerleri tahsil edenler ile muhafaza edenler ve muhasebe kaydını yapanlar kesinlikle birbirinden ayrılmalıdır. Veya, bir fon transferi kararını veren ile işlemi bizzat yapan farklı kimseler olmalıdır. Ayrıca, hesap mutabakatını yapan da diğerlerinden farklı bir eleman olmak zorundadır. Kısaca, her işlemde yetkiyi veren ile işlemi bilfiil yapan başka başka kimseler olmalıdır.

Görev ayrımı ilkesi, işler ve çalışanlar üzerinde otomatik bir kontrol sağlar. Bu ilkenin uygulanması sayesinde bir elemanın yaptığı hata bir sonraki adımda işi yapan tarafından düzeltilir veya varsa suistimal teşebbüsü fark edilir. Çağdaş bir kurumda ve ileri bir toplumda görev ayrımı bir kültür olarak benimsenir ve uygulanır. Bu sistemin uygulandığı kuruluşlarda her ne kadar herkesin işi birbirinden farklı da olsa, çalışmalar mutlaka ortak bir amaç ve hedefe yöneliktir. Herkes veya her bölüm nihai mamul veya hizmetin bir parçasını uzmanca yaparak, sonuca katkıda bulunur. Görünüşte zaman zaman adeta rakip gibi görülen veya davranan insanlar kendi görevlerini layıkıyla deruhte ederek aslında diğer çalışanlara hizmet etmiş olur. Bir başka husus da çalışanların veya departmanların sadece kendi işlerine konsantre olmaları ve başkalarına içten bir saygı du****, yetki savaşından kaçınmaları, gerektiğinde mutlaka işbirliği yapmalarıdır. Zaten sisteme erdem kazandıran bu özelliklerdir.

Deyimin siyasi hayattaki karşılığı ’kuvvetler ayrımı’dır (separation of powers) ki ülkemizdeki sistem de budur. Anayasamıza göre, yetkiler yasama, yürütme ve yargı organları arasında paylaşılır. Yetkilerin bu şekilde dağıtılması sayesinde söz konusu organlar arasında çatışma ve işbirliği birbirini dengeler ve böylece hükümetler daha etkili icraat imkânı bulur. Meclis yasaları yapar, hükümet bu yasaları uygular ve yargı erki de hükümet icraatının yasalara uygunluğunu denetler. Ayrıca meclisin yasama faaliyetleri Anayasa Mahkemesi’nin denetimine tabidir. Buna rağmen; yasama, yargı ve yürütme erkleri arasında katı bir ayırım öngörülmemiştir.

Şirketlerde görev ayrımı ilkesinin uygulanmaması, faaliyetlerde etkinliği azaltır, şirket içi demokrasiyi zayıflatarak kaotik bir ortam oluşmasına zemin hazırlar. Sonuçta şirket kuruluş amacını gerçekleştiremez ve piyasadan silinir. Aynı şekilde, kuvvetler ayrımı sistemini istismar etmeye kalkmak, devlet yönetiminde kamunun yüksek menfaatlerinin göz ardı edilmesine yol açar. Bu bağlamda, demokrasi zaafa uğrar ve bir ülke için vazgeçilmez unsurlar olan huzur ve istikrar ortamı bozulur. Şunu unutmamak gerekir ki, görev ayrımı ve kuvvetler ayrımı ilkelerinin nihai amacı, çatışmaya meyilli kişi ve organlar arasında ortak amaç ve hedefler doğrultusunda işbirliğini sağlamaktır.

Kaynak: Zaman Gazetesi