Yetkilendirme Sanatı - Koniks.com

Her şeyi kendi yapmak ya da bunun için itibar görmek isteyen biri, büyük bir lider olamaz.
- Andrew Carnagie

Yetkilendirme başarısı, nasıl yetki verdiğiniz, kime yetki verdiğiniz ya da hangi sıklıkta yetki verdiğiniz ile ilgili değildir. Başarınız, yetkilendirme sayesinde elde ettiğiniz sonuçlarla ölçülür. Etkili yetkilendirme, başardığınız işlere katkıda bulunmakla kalmaz; onları kat kat artırır. Pek çok durumda, etkili yetkilendirme olmaması, ilerlemenizi her şeyden çok yavaşlatacaktır. Zamanınızı verimli kullanmak istiyorsanız, yetkilendirme gereklidir.

Yetkilendirme, bir iş vermenin ötesinde bir durumdur. Başkalarını sonuçlardan sorumlu hale getirmektir. Bu sonuçlara ulaşmak için ne yapılması gerektiğine karar vermek üzere kişiye özgürlük tanımaktır. Onu serbest bırakmaktır.

Bir zamanlar her gece eve iş getiren birini tanıyorum. Ailesiyle birlikte akşam yemeği yedikten sonra küçük çalışma odasına gider ve saatlerce çalışırdı. Bir gece, altı yaşındaki kızı annesine, “Babam neden her gece yemekten sonra çalışma odasına gidiyor?” diye sorar. Annesi, babasının gün içinde bitiremediği pek çok işi olduğunu söyler. Kız, “Öyleyse, neden babamı daha yavaş bir sınıfa yerleştirmiyorlar?” diye yanıt verir. Kadın kocasına kızlarının söylediklerini anlatınca, adam birdenbire gerçeğin farkına varır. O andan itibaren eve bir daha iş ***ürmemeye karar verir. Bütün işlerin yapılmasını sağlamasının tek yolu, işin bir kısmını başkalarına vermektir. Yetki vermeyi öğrendikçe yönetim becerileri ciddi biçimde gelişir ve sonuç olarak şirketin başkanlığına getirilir.

Aşağıda etkili yetkilendirmeye yönelik bazı ipuçları bulunmaktadır:

1. İş için doğru insanı seçin

Yetkilendirilecek kişiyi iki nedenden biri dolayısıyla seçersiniz: Bu kişi, çok kalifiye bir elemandır ve en iyi sonuçları alacaktır. “YA DA” bu kişi, söz konusu işi üstlendiğinde çok şey öğrenecektir. Bu proje, onun deneyimlerine ve gelişimine katkıda bulunacaktır. Şirket de daha sonra bu deneyimden yararlanacaktır.

2. Yeterli bilgi sağlayın

“Büyük resmi” sunun ki, yetkilendirilen kişi işin toplam operasyon içindeki yerini görsün. Bilgileri saklamayın; onu karanlıkta tutmayın. Başarının neye benzediğine karar verin ki yetkilendirilen kişi başarmak istediğiniz iş hakkında net bir resme sahip olsun.

“Herkes kazansın” mesajını verin. İşi başardığında neler kazanacağını ona gösterin. “Bu işin sorumluluğunu sana vermek, bana XYZ üzerine daha çok odaklanma imkanı sağlayacak. Sen de departmanımız dışında olup bitenler hakkında daha çok şey öğrenme fırsatı bulacaksın. Böylece, almak istediğin terfiye daha da yaklaşacaksın.

3. Bütün işi tek kişiye verin ve onu tam yetkili kılın

Böylece, kişinin projeye ilgisi artacak ve iş tamamlandığında kişi daha fazla başarı ve tatmin duygusu yaşayacaktır. Son etapta sorumluluk sizin de olsa, birine bir yetki verdiğinizde, diğerlerinin de bu kişiye sorumluluk ve yetki verdiğinizi, ayrıca sonuçların üretilmesinden bu kişinin sorumlu olduğunu bildiklerinden emin olun.

Bir müdür, personel toplantılarına minik plastik futbol topları getirir. Birini bir projeyle yetkilendirdiği zaman, projenin adını futbol topunun üzerine yazar. Daha sonra topu yetkilendirdiği kişiye atar ve “XYZ Projesi’nden sen sorumlusun. Onu düşürme,” der. Yetkilendirilen kişiye ve tüm personele, proje için o kişiye sorumluluk, yetki ve iyelik verildiğini söylemenin dramatik bir yolu!

4. Sürece değil, sonuçlara odaklanın

İş değil, sorumluluk verin. Pek çok yönetici, sorumluluk vermek ile bir başkasına aşırı işyükü vermeyi birbirine karıştırır. Birini bir projeyle görevlendirirken, bir miktar kişisel inisiyatif kullanabilmesi için ona özgürlük tanıyın. İşin nasıl yapılacağına değil, ne istediğinize odaklanın. Kişinin hedefe nasıl ulaşacağına dair kendi metodolojisini geliştirmesine izin verin.

Bunun istisnaları var. Örneğin, takip edilmesi gereken belli süreçler ve prosedürler üzerinde sıkı kontrol gerektiren bir endüstride çalışıyorsanız, o zaman işin nasıl yapıldığı önem kazanır. (Örnek vermek gerekirse, bir kan bankasındaki kan alma yöntemi düşünülebilir. Hijyen kuralları dikkate alınmazsa, felakete varan sonuçlar doğabilir.)

5. Yetkiyi karşılıklı konuşma içinde verin

Uzun uzadıya konuşmayın ve ayaküstü yetki vermeyin. Projeyi tam anlamıyla açıklamanıza vesile olacak bir ortamda yetki verin. Dış müdahaleleri minimum düzeye indirin ve görüşme için bol zaman ayırın. Yetki verilen kişiyi görüşmeye dahil edin; onu öneri sunmaya ve yorum yapmaya yönlendirin. “Anladınız mı?” diye sormak yerine, “Nasıl ilerleyebileceğinize dair bir fikriniz var mı?” türünden sorular sorun. Talebinizin net olarak algılanıp algılanmadığını daha iyi anlarsınız.

6. İşin bitiş tarihini belirleyin ve hesap verme mekanizması oluşturun

Teslim tarihlerini belirsiz ya da ucu açık bırakmayın. “Bunu mümkün olan en kısa zamanda bana getirebilir misiniz?” ya da “Lütfen, ne zaman ilgilenebilirseniz o zaman bu işi halledin” demeyin. İşin ne zamana kadar yapılması gerektiği konusunda çok net olun. “Bu işin yapılması konusunda tam sorumluluk alacağınıza inanıyorum. Herhangi bir sorununuz olur ya da yardıma ihtiyaç duyarsanız, bana nasıl ulaşacağınızı biliyorsunuz. Bu işi 31 Mayıs’a kadar bitirme konusunda bir sorun var mı?”

7. Kontrol tarihleri tespit edin

Projenin gidişatından haberdar olun; ama yetki verdiğiniz kişinin başında da dikilmeyin. Süreci kontrol etmezseniz yetki vermiş olmazsınız; yalnızca işi tamamen üzerinizden atmış olursunuz! Yetkisini verdiğiniz her işi takip etmenize yardımcı olacak bir Yetkilendirme Oturumu (http://www.orgcoach.net/delegation_log.html) oluşturun. Yetki verdiğiniz kişiden, birlikte belirlediğiniz kontrol tarihlerinde gelişmeler hakkında rapor sunmasını isteyin.

8. Pozitif ve yapıcı geribildirimde bulunun

Yanlışa değil, işin daha iyi olması için neler yapılabileceğine odaklanın. “Burada bir sorun var gibi görünüyor. İşi düzeltmek için neye ihtiyacınız var?”

9. Gerekli kaynakları sağlayın

İşin yapılabilmesi için başka insan ya da kaynakların da dahil edilmesi gerekiyorsa, yetki verilen kişiyi doğru noktalara yönlendirin. “Muhasebeden Jim’le görüşün. Satın Almadan Sue, ihtiyacınız olacak gerekli formları sağlayabilir.”

10. Müdahale etmeden rehberlik ve tavsiye sunun

Karşılaşılabilecek engelleri gösterin. “Satın Almadan James, e-postalarını asla kontrol etmez. Dolayısıyla, ona acil bir şey soracaksanız telefonla aramak en iyisi. Projenin devam etmesini istiyorsanız, Pazarlamadan Rick’i biraz dürtmeniz gerekebilir.”

11. Yetki vermeden önce parametreleri, koşulları ve şartları oluşturun

Yetki verdikten sonra kontrol kurmaya çalışmayın. Bunları işin başında halledin.

12. Asla taviz vermeyin

Yetkiyi size geri devretmelerine göz yu*****ın. Biri size bir sorunla gelirse, sorunun çözümü için sorumluluk üstlenmeden dinleyebilirsiniz. Yetki verilen kişi, koridorda sizi durdurarak “Ne düşünüyorsunuz?” diye sorabilir. Soruyu çevirin ve “SİZ ne düşünüyorsunuz?” diye sorun. Ya da yetki verilen kişi, bitiş tarihini bir hafta geciktirmenin mümkün olup olmadığını sorabilir. Yeniden soruyu çevirin ve “Sizce mümkün mü? Bu durum, hedeflerimize ulaşmamıza yardımcı olacak mı?” diye sorun. Aşağıdakine benzer sorular da sorabilirsiniz:
Bu durumu çözmek için önerileriniz neler?
Uygulanabilir alternatifler neler?
Sizce nasıl hareket etmeliyiz?

Başka bir deyişle, kurtarmayın! Diyaloglarınızda odak noktanız yetki verilen kişi olsun ve işi size yüklemelerine fırsat vermeyin.

13. Gerektiğinde arka çıkın ve destek verin

Kurtarmak ile destek vermek arasında fark vardır. Bir şey iyi gitmiyorsa, perde arkasından destek verin. Örneğin, işe dahil olan ama yetki verilen kişiyle işbirliği yapmayan biriyle dikkatli bir telefon görüşmesi yapın. Yalnız savaşmak zorunda olmadıklarını bilmelerini sağlayın.

14. İşi yapan kişinin takdir edilmesini ve tanınmasını sağlayın

Başarıdan kendinize pay çıkarmayın. Ama yetki verilen kişi başarısız olmuşsa, onu günah keçisi ilan etmek yerine suçu kendiniz üstlenin. Yetki verilen kişi, işi yapmak için yeterli derecede kendini geliştirmemişse, yönetici olarak bunun sorumluluğu size ait olmalıdır. Bu deneyimden ders çıkarın ve bir dahaki sefere daha verimli yetkilendirme yapın.

Kaynak: Kathy Paauw