Yönetim Ve Delegasyon - Koniks.com

Bir Yönetici Yetkinliği Olarak Delegasyon

Delege etmeyi öğrenmek bir yönetim becerisidir. Bu beceri güçlü aidiyet duygularının var olduğu bir organizasyonu oluşturmanın temel taşıdır. Çünkü delege etmek sadece iş yükünü paylaştırmak değildir. İş sonuçlarına ulaşmaktaki ortak sorumlulukları paylaşarak başarının getireceği tatmin ve keyfi yaşamaktır. Bir başka deyişle, kişileri yapabileceklerine inandıklarından daha fazlasını yapabilmeleri için yetkilendirmektir.

Başarılı delegasyon delege edenin de delege edilenin de sorumluluklarının olduğu çift yönlü bir süreçtir. Bu sürecin sağlıklı işlemesi için neyin, niçin delege edildiğine bakılmalıdır. Yöneticilere delegasyonla ilgili görüşleri sorulduğunda, bazen "Delege ettim, çünkü çok mesguldüm", bazen de "Yönetici olduğuma göre delege etmem gerekir" ya da "Delege edemiyorum çünkü güvenemiyorum" cevabı alınmaktadır.

Delege etmek, yönetmek, geliştirmek ve yetkilendirmek için biricik şanstır. Sağlıklı bir delegasyonun kişiye, yöneticisine ve kurumuna kazandıracaklarını şöyle sıralayabiliriz.

- Ekipte var olan becerileri ve kaynakları kullanmak
- Uygun kaynakla uygun sürede iş sonuçlarına ulaşmak
- Ekibi yeni görevler karşısında daha güçlü hale getirmek
- Ekipte yeni beceriler geliştirerek yeni liderler yetiştirmek
- Ekip üyelerini çaba ve başarıyla özdeşleştirmek
- Birlikte çalışılanlara ihtiyaç duyulduğunu farkettirerek adanmışlığı ve kurumsal aidiyet duygusunu artırmak

Etkin ve geliştirici bir delegasyonun 5 basamağı vardır. Bunlar hazırlık, planlama, görevlendirme (sorumluluğu verme), izleme ve takdir etmedir.

Hazırlık: Şirket vizyonu ve misyonu doğrultusunda işini gözden geçirmek, analiz etmek ve tanımlamak. Bu çalışmaya ışık tutacak sorular şunlardır;

1. Bölümüm kurumdaki misyonu yerine getirmek için neler yapmalıdır?
2. Yönetici rolüm ve operasyonel rolüm nelerdir?
3. Burada bir yönetici olarak bana düşen rol nedir?
4. Ekibimin hangi görevleri yapması bizi iş sonuçlarına ulaştırır?

Planlama: Bu işler için seferber edebilecek kaynakları belirlemek. Planlamada gerekli olan, sistemde bulunan veya katılabilecek insan gücü, teknik imkanlar, maddi kaynaklar ile zaman kullanımını ve öncelikleri gözden geçirmektir. Aşağıdaki soruları cevapla**** istenilen çalışma yapılabilir.

1. Ekibimdeki üyelerin beceri ve yetkinlik çeşitlilik ve düzeyleri hangi amaçları gerçekleştirmeye uygundur?
2. İş, öncelikli olarak, kimin işi?
3. Bütçesi nedir ve ihtiyaç duyulan diğer kaynaklar nelerdir?
4. İşin amacı ve standartları nedir?
5. Ne kadar yetki vereceğim?
6. Grubu oluşturmak veya bireyi yönlendirmek için nasıl bir çalışma düzeni kurmalıyım?
7. Ben ne kadar işin içinde olacağım?

Görevlendirme: Yönetici buraya kadar, büyük resmi görme, kurumsal sorumluluğun farkında olma, analitik düşünme ve karar verme becerilerini kullanmıştır. Buradan sonra, yani sorumluluk verme olarak adlandırdığımız bölümde, kişi veya kişilere görev ve beklentiler aktarılarak işi sahiplenmeleri beklenecektir. Yöneticinin kullanması gereken beceriler; iletişim ve etkileme yetkinlikleriyle, açıklık ve dürüstlük özellikleridir. Görevlendirme hatalarından kurtulmak için aşağıda söz konusu edilen yaklaşım kullanılabilir.

1. İşi ve beklenen sonucları tanımlama
2. Bütçesini ve kaynaklarını tanıtma
3. İş akışı ve zaman tablosunu belirleme
4. Delege edilenin kişisel becerileri ve yetkinlikleri konusunda kazandırılması gerekenler varsa tanımlanması
5. Kime hangi görevin verildiğini ekibe/bölüme bildirme

Gözlemleme: Görevler konusunda uzlaşma sağlandıktan sonra yöneticinin izleme rolü başlar. Burada yöneticinin öne çıkan yetkinliği, geribildirim verme ve başarı odaklılıktır. İş akışının takibi ve geribildirim olanaklarının sağlanması sistematik izlemelerle gerçekleşir.

1. Delege edilen işin özelliğine göre eylem planının değerlendirilmesi
2. Standartlara ve bütçeye uygunluğun takip edilmesi
3. Yapılan çalışmanın iş sonuçlarına ve bölüm hedeflerine ulaşmadaki katkılarının izlenmesi
4. Başarıyı engelleyecek etkenlerin farkedilerek ortadan kaldırılması.

Takdir etme: Görev istenilen amaçlara ulaşılarak tamamlandığında görevlendirdiğiniz arkadaşınıza ve ekibinize teşekkür etmeniz, yöneticilik rolünde şansınızı artıracak en önemli gücünüzdür. Ekibinizde yer alan kişinin katkısının farkında olması, kendini iyi hissetmesine ve gelecek görevlere açık olmasına imkan sağlar.

Uygun delege edilmeyince

Başarısız bir delegasyonun doğuracağı olumsuz koşullar şöyle sıralanabilir.

- İşlerin sürüncemede kalmasından ve bir sarkaç gibi gidip gelmesinden yöneticinin yorulması
- Yöneticinin grup dışında olduğu durumlarda işleri yürütme bilgi ve deneyimine sahip kimsenin olmaması
- Bireylerin işe sağladıkları katkı konusunda net bir fikirlerinin olmaması
- Doğru bir görevlendirme ve takibi yapılmadıkça sorumluluk duygusunun pekiştirilememesi
- Düşük grup motivasyonu

İş temposunun hızlandığı, çok işlevli ekiplerin öne çıktığı, yöneticilerin astlarını geliştirme sorumluluğu taşıdığı bugünün çalışma hayatında delege etme yetkinliği, yönetici performansının önemli göstergelerinden biri haline gelmiştir. Bu rolü başarıyla gerçekleştirebilmek, delege etme sürecini doğru analiz etmeyi ve uygun bir plan doğrultusunda bu yetkinliği geliştirme çabası göstermeyi içermektedir.

Kaynak Dergisi, Prof. Dr. Zuhal Baltaş