İş Hayatında Zaman Yönetiminin Önemi - Koniks.com

Taner Özdeş (JCI Certified National Trainer)


Zaman bugün kıymeti çok az anlaşılmış bir kavram. Özellikle Türkiye’de birçok kişinin hala saat bile taşımaması beni hayrete düşürür. Zaman bugün rekabette ve insan hayatında en büyük değerdir. Zamanımızı niye yönetmek ve planlamak istemeyiz? Neden insanlar, hafta sonlarında zaman kavramından uzak yaşamayı tercih ederler?

25 senedir iş hayatında olan gözlemlerimi sizlerle paylaşmak isterim. Hayatımın büyük kısmını satış ve pazarlama konularında çalışarak geçirdim. Bir kişinin zamanını nasıl geçirdiği, o kişi hakkında size birçok ipucu verir. Küçük yaşlardan itibaren bana en büyük sermaye ve rekabet gücü olan zamanı en iyi şekilde kullanmam öğretildi. Çoğu zaman çevremdeki insanlar “ Senin yaptıklarını düşününce bile yoruluyorum.” veya iş hayatında “Taner, senin ikizin yok değil mi, doğru söyle” derler.

“Çok yoğunum”, “ Vaktim yok”, “Çok isterdim”, Sonra bakarız “ , “Bilmiyorum “ veya “Spor çok yapmak istiyorum, ama zamanım yok“ gibi birçok bahane ile kendimizi sürekli kandırırız ve kendimizi haklı görmek isteriz. Aslında, zamanımızı yönetmek hayatımızı ve kendimizi yönetmektir; istediklerimizi gerçekleştirmek, sevdiklerimize, hobilerimize, en önemlisi kendimize zaman ayırmaktır.

Bugün işe alımlarda en önemli kriterlerden biri, iş dışındaki hobilerimiz ve zamanımızı nasıl değerlendirdiğimizdir. İnsanın iş hayatındaki başarısı, iş dışında zamanını nasıl değerlendirdiğinle orantılıdır.
Bu konuda çevremden çok takdir alan bir kişi olarak, zamanımı nasıl bu kadar iyi yönetebildiğimi sizlerle paylaşmak isterim;

Haftada minimum 10 saatimi spora, 10 saatimi kitap ve dergi okumaya, 10 saatimi TV seyretmeye, haftada en az 1 kere sinema, tiyatro faaliyetine, en az 1 kere dernek faaliyetine, her akşam muntazam en az 30 dakika ailemle sohbet etmeye, haftada minimum 1 kere ailemle dışarıda yemek yemeğe, 2 haftada bir düzenli olarak ailemle zaman geçirmeye, haftada minimum 1 kere yakın dostlarımla beraber olmaya, her akşam 1 saat mail okumaya veya makale yazmaya, yılda düzenli 3 hafta seyahate çıkmaya zaman ayırabiliyorum. İki çocuk babası, bir teknoloji şirketinin genel müdürlüğünü yapmam dışında, sosyal dernekler bünyesinde yılda 1,000 kişiye yakın eğitim veriyorum. Her türlü iş, dernek ve eğitim amacıyla birçok toplantı ve eğitime katılırım. Televizyon, radyo, kokteyl ve röportaj taleplerinin çoğunu kabul ederim.

Bunları başarmamın en önemli kuralı herşeyi mümkün olduğu kadar önceden planlamak ve önceliklerimi yazmamdır.
İş Hayatı ile ilgili 20 tavsiyemi sizlerle paylaşmak isterim,

*Sabah güne erken başlayın ( 6 saat uykuyla yaşamasını öğrenin) ve sabah mutlaka bir şeyler okuyun. Güne erken başlarsanız, siz günü kontrol edersiniz. Güne trafiğe yakalanmamak için 15 dakika erken başlamak size çok zaman kazandıracaktır. Gelir düzeyiniz müsaitse evinizin ve işinizin birbirine yakın olmasına gayret edin (Tabiiki spor kulübünüzü de).
*Akşam toplantınız veya sosyal bir faaliyetiniz varsa sporunuzu sabah erken veya öğlen saatlerinde yapın. Evinizde mutlak koşu bandı veya bisiklet bulunsun. Yoğun zamanlar ve karlı günler için!
*Güne mutlaka kuvvetli bir kahvaltıyla ve pozitif düşünerek başlayın. Bu, gün boyu enerjinizi sürdürmenizi sağlayacaktır. Yapmış olduğunuz faaliyet kadar, onun kalitesi de önemlidir.
*Aile, hobi ve tüm iş dışı randevularınızı, iş randevusu gibi ajandanıza yazın ve bunları gerekmedikçe değiştirmeyin. Zamansızlığın en büyük nedeni plansızlıktır!
*Sabah işe girdiğinizde mutlaka herkese “günaydın” veya “nasılsın” deyin ve tüm şirketi turlayın. Bu şirket büyüklüğüne göre 10–15 dakikanızı alacak ama size elemanlarınız hakkında birçok bilgi toplamanıza ve önemli konuları size aktarmalarına fırsat verecek, güven ilişkilerinizi arttıracaktır.
*Kısa konuşmayı öğrenin. Kısa konuşmak çok kişiyle görüşmenizi sağlayacağı gibi, insanlarla güven ilişkinizi artıracaktır. Bu, iş veya sosyal alanda fark etmez!
*Şirket toplantılarını mümkün olduğunca erken, kahvaltı veya öğlen yemeği zamanı yapın. Gündemi önceden belirleyin ve hedef sürenizi aşmayın.
*İlk randevunuzu sabah erken saatte evinize en yakın (şirket evinizden uzak ise veya trafik problemi yaşıyorsanız) ve en sonuncusunu evinize en yakın yerde alın. Bu şekilde iki fazla ziyaret yapmış olursunuz.
*Trafiğin yoğun olduğu saatlere randevu almayın. Ofisinizden çok uzaktaki randevularınızı gün ortasına almayın (saat 15.00 veya 16.00 gibi)
*Şehir dışı ziyaretlerinizde günde minimum 4 randevu alın (bunun için çok önceden planlamanız lazım).
*Her randevuyu almadan düşünün, gerçekten gerekli mi? Telefonda halledebileceğiniz görüşmeler için boşuna zaman kaybetmeyin. Mümkünse ofisinize davet edin.
*Mutlaka bir randevu defteriniz veya ajandanız olsun. Randevularınızı minimum 3 hafta sonrası için alın. *Çoğu satış temsilcisi, aynı hafta için randevu almak istediklerinden ziyaret hedeflerini tutturamazlar. Çok önceden aldığınız randevuları muhakkak 1 gün öncesinden tekrar teyit edin.
*İşinizle ilgili her türlü faaliyete, toplantıya katılmaya gayret gösterin. Ama, bu toplantıların tümüne değil, en çok sosyalleşeceğiniz saatlerine hiç katılamıyorsanız, kokteyl veya öğlen yemeğine katılın.
*Telefon ve tüm görüşmelerinizi minimumda tutun. Randevu alırken veya ziyaret başında karşınızdakinin zamanını ve zamanınız azsa kendi zamanınızı nazikçe belirtin.
*Ailenizin ve yakın arkadaşlarınızın önemli davetlerini, cenazelerini, hasta ziyaretlerini, doğum günlerini ve evlilik yıldönümlerini, şirket açılışlarını sakın kaçırmayın. Zamanı yaratın.
*Önceliklerinize hedef ve zaman verin ve her gün üzerinden geçin. Kafanızdaki zaman bazen gerçekçi olmayabilir. Tecrübe ile bu konuda başarınızı arttırabilirsiniz
*Hayır demesini bilin ve mümkün olduğu kadar iş arkadaşlarınızın sizi çalışırken bölmelerine izin vermeyin. Bu konuda bir süre sonra sizi gereksiz şekilde rahatsız etmeyeceklerdir.
*Seyahatlerde mutlaka kitap okuyun veya laptop’unuzdaki maillerinizi temizleyin. Yanınızda daima dergi ve kitap taşıyın. Vaktinizi boşa geçirmeyin!
*Kahvaltı veya öğle yemeklerini boş geçirmeyin. İş arkadaşlarınızla veya çalışanlarınızla geçirin, hatta ailenizle!
*İş, aile, sosyal hayat ve kendinize ayırdığınız zamanı dengede tutun. Bu sizi daha mutlu, dengeli, yaratıcı ve pozitif yapacaktır. Unutmayın zamanı her zaman daha iyi yönetebilirsiniz, ama bunu istemeniz ve üzerinde çalışmanız gerekir. İş hayatında zamanı nasıl yönettiğiniz, günümüzde en büyük rekabetçi güçtür.

Yazımı ufak bir öyküyle noktalamak isterim...

Bir gün Amerika Başkanı Abraham Lincoln’a sormuşlar. Üniversitemizde bir konuşma yapmanız lazım, bizi inşallah kırmazsınız.

Roosevelt “herhalde zamanımız var” demiş. 2 hafta demişler.. O zaman “herhalde 2-3 saat konuşma sürem vardır” demiş. Hayır, efendim, 15 dakika süreniz var, demişler. Roosevelt dönmüş, “bakın” demiş, “eğer 2 saat konuşmam gerekiyorsa, 2 hafta hazırlık süresi yeter. Ama eğer 15 dakika konuşmamı isterseniz, minimum 2 ay önceden hazırlık yapmam lazım. “

Öykünün özeti şu,

Bugün mükemmel olmak için, önceden planlamak, öncelikleri belirlemek ve zamanı çok iyi kullanmak lazım.
Özel hayatınızda veya iş hayatınızda ne yaparsanız yapın, zamanınızın değerini bilerek kullanın. İnsanlar yoğun oldukları için değil, plansız ve programsız oldukları için, sorumluluk almamak için ailelerine, yakın arkadaşlarına, en önemlisi kendilerine zaman ayıramazlar.

Çok geç olmadan 20 kuralı uygulamanızı öneririm.

Hayatın sizi değil, sizin hayatı yönetmeniz dileğiyle...