Toplantı Planı Yaparken
* Toplantı yapmadan önce amacı iyice saptayın.
* Toplantıya kimler katılmalı? Katılanların sayısını sınırlandırın. Yalnızca gerekli kişiler toplantıya katılmalı.
* Gündemi en az 2 gün önceden dağıtın. Böylece katılanlar toplantıya daha iyi hazırlanabilecektir.
* Toplantı için uygun zamanı seçin. Toplantının niteliğine uygunsa, toplantıyı öğle yemeğinden önce, işin bitiş saatinden, ya da başka bir önemli olaydan hemen önce yapın. Toplantının uzama riskini minimize edin.
* Katılımcıların toplantıda bulunma sürelerini ve akışı planlayın. Siz de sadece katkıda bulunabileceğiniz süre için toplantıya katılın.
* Toplantı için en uygun yeri seçin. Yerin kolayca ulaşılabilir olması, ihtiyaç duyulan gereçlerin bulunması ve salonun katılımcı sayısına uygunluğu son derece önemlidir.
* Katılanların maaşlarını göz önüne alarak, toplantının dakikasının kaça mal olduğunu hesaplayın.
* Gündemi ve toplantıyı zamanla sınırlayın. Her konunun önemine göre zaman ayırın.
* Geç başlamanın maliyetini ve gündemdeki konulara ayrılacak zamanını önceden belirleyin.
Toplantı Yürütülürken
* Toplantıya vaktinde başlayın. Katılacakları bu konuda uyarın ve bu uyarınızı uygulayın.
* Toplantıya gündemle başlayın ve ondan uzaklaşmayın. "Bu toplantının amacı... Buraya, ...için toplandık... Bundan sonra karar vereceğimiz konu..."
* Toplantıyı aksatacak kesintileri önleyin. Telefon trafiğini, giriş, çıkışları engelleyin. Bunlara ancak çok acil durumlarda izin verin.
* Toplantılarda sıklıkla ana amaçtan sapılır. Konunun dağılmasına izin vermeyin.
* En önemli konuları gündemin başına alın, birbiri ile ilintili konuları önem derecesine ve akışa uygun olarak gündeme koyun.
* Amacınıza ulaşın. Toplantının hedefi neydi? Bu başarıldı mı?
* Hatırlatmak ve herkesin fikir birliğini sağlamak için, sonucu ve dağıtılan görevleri tekrar belirtin.
* Toplantıyı önceden tayin ettiğiniz zamanda bitirin.
* Toplantı sonrasında ise toplantı tutanağını ivedilikle hazırlanmasını sağlayın. Tutanak, toplantıdan en az 24, en geç 48 saat sonra tamamlanıp dağıtılmalı.
yenibiris.com