Uzunca bir süredir krizlere alışık olduğumuzu düşünsek de yaşadığımız krizin kendisine özgü bazı koşulları bulunuyor. Kriz, KOBİ’ler için azalan talep nedeniyle gelirlerin de azalması anlamına geliyor. Finansal açıdan kuvvetli olmayan bazı şirketlerin, daralan taleple birlikte zor anlar yaşaması, hatta ekonomik ömürlerini sona erdirmek zorunda kalmalarıihtimal dahilinde. Bu nedenle yönetim danışmanları KOBI’ler için dört ana adımdan oluşan bir plan öneriyorlar:
1. Maliyet Bileşenlerinizi Bilin,
2. Mevcut Müşterileriniz ile Daha Fazla İşlem Hacmi Gerçekleştirmeye Çalışın,
3. Yeni Müşteri ve Pazarlar Yaratın,
4. Katma Değerli Hizmetler Sunun.
Talep daralmasının yol açtığı olumsuz etkilerden, yukarıda saydığımız adımları atarak ve bunları bilgi teknolojileri uygulamaları ile destekleyerek kısa zamanda kurtulabilirsiniz.
Maliyet Bileşenlerinizi Bilin
Daralan talep nedeniyle sunduğunuz ürün ve hizmetleri daha düşük fiyata satmak zorundakalabilirsiniz. Bu durumda karlılığınızı devam ettirebilmenin tek yolu maliyetlerinizi düşürmektir. Özellikle bilgi teknolojileri tarafından verilebilecek destek hizmetleri için kullandığınız dolaylı işgücünü daha katma değerli işlere yönlendirebilirsiniz.
Örneğin, bayi kanalı ile satış yapan bir müşterimiz, dört kişilik bir departman ile bayilerinin sipariş ve sevkıyat işlerine destek oluyordu. Bu departman tüm gün boyunca bayilerden gelen stok, sipariş teslim zamanı, yeni sipariş, sipariş değişikliği, sevk adresi değişikliği gibi bilgileri sisteme girerek bayi kanalına hizmet vermekteydi. Firma sonunda tüm bu süreçleri tek merkezi yazılımda toplayıp, sistemi İnternet üzerinden bayilerinin hizmetine açtı. Bayiler, sorgu, yeni sipariş girişi, sipariş değişikliği ve sevk durumu gibi çeşitli bilgileri artık İnternet’ten takip edebiliyorlar. Her sabah, bayilere kendi siparişlerinin durumunu bildiren bir e-bülten gönderilmeye başlandı.
Bayilere destek veren departman çalışanları ise coğrafi yayılımı genişletmek amacıyla kurulmakta olan bölge müdürlüklerindeki insan kaynağı ihtiyacını karşılamak üzere katma değerli işlere yönlendirildiler.
Bir müşterimiz bu durumu ‘Artık kaleciler de gol atmak zorunda. Kaleyi bilgi sistemlerine emanet edip, şirketteki herkesi daha fazla satış yapmak için çalıştırmak gerek’ diyerek özetliyor.
Çalışan Verimliliğinizi Arttırın
KOBI çalışanları asıl işleri dışında pek çok verimsiz rutin işle de uğraşmak zorunda kalabiliyor. Yurt dışına ihracat yapan bir müşterimiz, yurt dışındaki satış temsilcileri ile grubun ürettiği tüm ürünlere müşteri bulmaya çalışıyordu. Potansiyel bir müşterisöz konusu olduğunda teklif oluşturmak için navlun ve gümrük giderlerinin doğru hesaplanması gibi bazı ayrıntılı çalışmaların yapılması gerekiyordu. Hem satış temsilcileri, hem müdür ve şef pozisyonundaki çalışanlar, vakitlerinin büyük bölümünü, bu hesaplamalara harcıyordu. Eğer bir sipariş alınırsa, ilgili fabrikalarda üretimi takip etmek, temin edilen ürünlerin sevk programlarını yapmak, ihracat ve gümrük belgelerini oluşturmak da yine aynı personelin görevleri arasındaydı.
Firmanın genel müdürü, personelin bu hesaplamalar ve belgeler ile uğraşmaktan, asıl işleri olan satış ve pazarlamaya odaklanamadıklarını fark ederek, tüm fabrika ve satış ofislerini, merkezi bir sistemde birleştirme kararı aldı. Bu sistem ile teklif oluşturmak için gerekli navlun hesaplamaları, proforma faturalar ve gümrük belgeleri otomatik olarak çıkartılmaya başlandı. Eskiden yarım gün süren teklif hazırlama işlemi artık beş dakikaya inmişti. Bu sayede müdür ve şefler, mesailerinin büyük bölümünü sadece yeni müşteri bulmaya ve ürünlerini yeni pazarlara tanıtmaya ayırmaya başladılar. Firmanın cirosu sağlanan bu verimlilik sayesinde iki sene içinde iki kat arttı.
Size Gelir Getiren Müşterilerinizi Ödüllendirin
Geliri arttırmak için bilgi teknolojilerinden yaratıcı modeller çıkartmak mümkün. Çok kolaylıkla devreye alınabilecek müşteri ödül programları ileözellikle sizi tercih eden müşterilerinizin verdikleri her sipariş için onlara bazı ek avantajlar sağlayabilirsiniz. Örneğin bir yolcu taşıma şirketi, her bilette gidilen kilometrenin yüzde onunu ödül olarak müşterisinin hesabında biriktirerek, müşterisinin başka bir seyahatinde kullanmasını sağlayabilir.
Bu alanda yaşadığımız bir deneyimden örnek vermek isterim: Bilgi teknolojileri ile müşteri seyahat alışkanlıklarını takip eden şirket, bu sayede doluluk oranı düşük seferler için müşterilerine %25-%50 indirimli fiyatlardan bilet önerebiliyor. Ayrıca seferlerde hiç tercih edilmeyen arka dörtlü koltuklar, aynı hatta sık yolculuk eden müşterilere %25 indirimli bedelle teklif edilebiliyor. Böylece firma bilgi teknolojilerinin yardımıyla müşteri memnuniyetini ve sadakatini artırmayı başardı ve rakiplerine karşı önemli bir avantaj yakaladı.
Çalışanlarınızı Motive Edin
Kriz dönemlerinde çalışanların motivasyonun sağlanması da zorlaşır. Bilgi teknoloji sistemleri kurulum sırasında destek bölümlerinde çalışan ve kariyer imkanı kısıtlı çalışanlar için de yeni fırsatlar sunmaktadır. Sistem mantığı ile düşünebilen, birimler arası bilgi akışını kavrayan ve yönetimin hedeflerine ulaşmasına katkıda bulunan personel, bu tür projelere daha kolay adapte olarak öne çıkabilmektedir.
Çoğu firma bu tür çalışanları, proje esnasında kritik görevlere getirerek, yeni ve farklı kariyer imkanları yaratabiliyor. Bir müşterimizin genel müdürü bu durumu “Yöneticinin görevi çalışanlarının sahip olduğu potansiyeli görebilmektir. Eğer çalışanların üzerlerinde fark edilmelerini zorlaştıran toz tabakası kaplanmışsa, o tozu fark etmek ve silmek yöneticinin görevidir. Bu tür kapsamlı projeler çalışanların üzerlerinde biriken tozu süpürmek ve potansiyel sahiplerini ortaya çıkarmak için büyük fırsatlardır” diye özetlemişti.
Yeni Hizmetler Bulun
Talep daralması nedeniyle ürün ve hizmetlerden istenen gelirler elde edilemiyorsa, belki de en hızlı çözüm planlanmayan gelirler yaratmak olabilir. Sigorta sektöründeki bir müşterimiz, gelişmiş CRM uygulaması ile çok farklı açılardan müşteri profilleri oluşturdu. Ödemelerde zorlanan müşterileri için piyasanın altında tüketici kredisi sunarak, hem bağlı bulunduğu bankaya ek gelir yarattı, hem de müşteri kaybetmedi.
Bu sigorta şirketi bir yandan geçici ödeme zorluğu içinde olan müşterilerini sistemde tutmayı başarırken, bir yandan da kendi bankası için ek işlem hacmi sağlamış oldu.
Ne Ekersen Onu Biçersin
Genelde en çabuk sonuç veren gelir artırma yöntemi, gelirden çalışanlarınıza pay vermektir. Nasıl ödül programları ile sürekli gelir yaratan müşterilerimizi ödüllendiriyor ve bize gelir yaratmaya devam ettikleri müddetçe onlara bazı ek avantajlar sağlıyorsak; çalışanlarımızı da, şirket hedeflerine uygun bir şekilde yaptıkları satışları takip ederek kompleks prim sistemleri ile ödüllendirebiliriz.
Örneğin, çalışanlarınızın yapmış olduğu satışları ürün grubu, satış kanalı, coğrafi bölge, ortalama ödeme vadesi ve zamanında tahsilat oranı gibi alt açılımlar ile takip ederek, onlara şirketin elde ettiği gerçek kazanımlar oranında prim teklif edebilirsiniz. Bir müşterimiz bu yöntemlerle oluşturduğu çok boyutlu prim sistemine ‘Ne Ekersen Onu Biçersin’ adını verdi ve bu prim sistemini hayata geçirmek için amacıyla kurumsal yazılımlara yatırım yaptı.
Çalışanlarının aylık primini hesap ederken, yaptıkları toplam satış, bu satışın bir önceki yılın aynı ayına oranı, yapılan satışın ödeme vade ortalaması, müşterilerinin zamanında ödeme performansı gibi birçok kriter hesaba katıldı. Çalışanların şirkete sağladığı net katma değer ortaya konarak , bu kazanımlardan onların da pay alabilmeleri sağlandı. Bir başka deyişle çalışanların çıkarı ile şirketin çıkarı aynı paralelde birleştirilmiş oldu ve böylece şirket gelirlerinde her sene %50 oranında artış elde edilebildi.
Son söz yerine
Verdiğimiz tüm bu örneklerin ortak bir noktası bulunuyor; Müşterimiz olan işletmelerde ciddi değişimler yaratan bütün bu yatırımlara karar veren kişiler, esasında bu kurumlarda ve iş ortaklarımızda görevli vizyon sahibi, bilgi teknolojilerinden elde edebileceği faydaları öngörebilen, bu faydalara ulaşmak için gerekli koordinasyonu sağlayabilen cesur insanlardır. Bu kahramanların ısrarcı takibi ile hedeflenen kazanımlar elde edilmiş ve yine bu cesur kişilerin talebiyle bilgi teknolojileri, kuruluşlarımızda yüksek verimlilik sağla**** hem maliyetlerin düşmesini sağlamış, hem de gelirlerin artmasına yol açmıştır. Kriz döneminin ağır koşullarını düşündüğümüzde bunlar tüm işletmelerimiz için önemli ve örnek alınması gereken başarılardır.
Berkhan Esmer
Microsoft Dynamics İş Çözümleri Ürün Müdürü
tamnland.com