Ofis Yonetimi ve Yonetici Asistanligi - Koniks.com

OFIS YONETIMI VE YONETİCİ ASİSTANLIGI
KİŞİSEL NOTLARIM



İLETİSİM

Bir insana duyulan guven, konusurken kullanılan uslup, bir sey isterken lutfen kelimesinin kullanılması, sorun olustuğu anda uretken çozumler bulabilme, birlikte yapılan iste iki tarafında memnun ayrılabilmeleri, her kim olursa olsun karsımızdakine saygı duyabilme, karşımızdaki kişiyle çıkan problemlerde bir kanıya varmadan önce onun gözüyle bakabilme (empati)
Biz kendimize saygı gösterdiğimiz sürece insanlarda bize saygı gösterecektir. Bir insan değişime ilk önce kendisinden başlamalı birlikte çalıştığınız insana güven duyarsanız o da size güven duyacaktır. Beklentilerinizi dile getirirken uygun kelimeler kullanmalı beklentileri emir değil de rica yoluyla istemelisiniz. Sorunların birden ortaya çıktığı zamanlarda panik olmaktansa ne yapabilirim diye çözüm önerileri bulmalı fikrinizi paylaşmalısınız, o anda yapılan paniğin hiç kimseye faydası olmayacaktır. Unutmayın ki siz bulunduğunuz yerin aynasısınız gelen misafirleri memnun kalacakları bir şekilde uğurlamalısınız, sizin gösterdiğiniz ilgi memnuniyetle karşılanacak hem kendi hem de şirketiniz için artı bir puan elde etmiş olacaksınız. Karşınızdaki insan her kim olursa olsun saygı duymalı ve söylediklerini önemsemelisiniz. Eğer kendinize saygı duyarsanız insanlar da size saygı duyar. Kişisel sorunlarla karşılaştığınız zaman karşınızda ki kişiyle tartışmadan önce sinirlendiğiniz şeye bir de onun gözüyle bakın, belki hata sizdedir, sinirlenmeden önce düşünün bu sizi yıpranmaktan da koruyacaktır.
Üç çeşit iletişim vardır;
İç iletişim;insanın kendisiyle olan iletişimidir, bir insan ilk önce kendisiyle iletişim halinde olmalıdır, kendisiyle iletişim kuramayan gerçekten istediklerini yansıtamayan beklentilerine cevap veremeyen insan, başkalarıyla da iletişime geçemez.
Diğer insanlarla iletişim; birlikte aynı ortamı paylaştığımız insanlarla kurduğumuz iletilim türüdür.
Örgütsel (kurumsal) iletişim:Çevremizdeki kurum ve kuruluşlarla kurduğumuz iletişim ağıdır.

NASIL OLMALI?
· İfade yeteneğiniz güçlü olmalı,
· Günlük yaptığınız işlerle ilgili o gün ne yaptığınıza dair günlük tutabilir, ya da yaptıklarınızın listesini çıkarabilirsiniz.
· Değişik konularda küçük öyküler hikayeler yazabilirsiniz.
· Dünya ve Finans gazetelerini takip etmeli iş dünyası hakkında taze haberleri bilmeli ve bildirmelisiniz.
· Entellektüel ve günceli takip eden olmalısınız,
· Sektörünüzle ve sizin gelişiminizle ilgili dergileri takip etmelisiniz(THE GIDE, ALMANAC, İstanbul Life, Para, Power…)
· Yazılı iletişim kurallarını bilmeli, yazışmalarınızı bu kurallar doğrultusunda ve hep aynı formatta tutmalısınız, şirketinize ait belirli yazım kuralları olmalı.
· Zamanı iyi kullanmalısınız, sizinle ilgisi olmayan işlere bilmiyorun, yapamam, hayır ama gibi sözcüklerle cevap vermelisiniz, unutmayın ki sizin olmayan işleri yaparsanız kendi işinizi yetiştiremezsiniz ve sizin için sizin işinizi yapan hiç kimse bulunmaz ve zor durumda kalırsınız.
· Birşey yapmadan önce iyi düşünme, düşünmeden yapılacak hatalar zaman kaybına sebep olacaktır.
· Temsil yeteneğine sahip olmak,
· Dış görünüşe dikkat etmek,
· İş ve arkadaşlığı ayırabilme, işyerindeki arkadaşlarınız sizin sadece arkadaşınızdır, dostlarınız değildir, ikisinin ayırımını iyi yapmalı, ailemizle yada işverenimizle olan sorunları anlatmamalıyız. Sır söyleme dostuna dostun söyler dostuna.
· Kendine güvenli ve cesur olmak, alınan kararların arkasında durmak,
· Kendini sık sık onaylama,
· Süratli ve çalışkan olmak,
· İnsanlarla uyum yeteneğine sahip olmak,
· Herkesle iyi geçinmek durumundasınız,
· Dikkatli ve temkinli olmalı ayrıntıları titizlikler gözden geçirmelisiniz,
· Nükde ve şakadan anlamalı,
· Sürekli kendinizi geliştirin ve güvenilir bir insan olun, size anlatılanları başkalarına anlatmayınız.
· Yapılacak toplantı düzenlemelerini yapmalı ve gelen misafirleri en iyi şekilde karşılamalı (toplantılar 45/50 dk olmalı 15dk.ara olmalı ,
· Kişisel gelişim için ayda 3 saat eğitim mutlaka alınmalı,
· Planlama ve önceliklerin belirlenmesi için günlük iş takip tablosunun (accil ve önemli) oluşturulması.
· Yapılacak işin analiz edilmesi hedef saptama
· Belirlenen hedeflere ulaşmak için alternatifleri oluşturma
· Sentez ve analiz yapma becerisine sahip olma, hep daha başka ne olabilir diye düşünebilme
· 5N 1K kuralını bilme ve uygulama (ne, ne zaman, niçin, nerede, nasıl, kim)
· Biyortimi (daha başarılı aktif olunan zamanlar) tayin etme verim artışı için en yoğun işleri bu zamanda yapma
· Sorumluluğumuz altındaki işleri takip etme
· Randevu takip ajandası veya çizelgesi düzenleme
· Yönetici asistanı yöneticinin her zaman daha önünde olmak durumundadır.


ETKİLİ İLETİŞİM İÇİN;
· Anlaşıkdı mı?, sorunuz var mı? Sorularını sormak
Yutkunarak yaptığınız fedakarlıklar size her zaman olumlu olarak dönmeyebilir, sabırlı olmalısınız
· Telefon konuşmalarında kullanılacak sözcükler;
*İyi günler PROMET
*Sizi biraz bekletebilir miyim
*Sizi aktarmaya çalışacağım
*Kendisi şu anda şirket dışında ben sekreteriyim bir mesajınız varsa alıyım
*Hala beklemeyi ister misiniz yoksa biz sizi arayalım mı
*Görüşmek istediğiniz konuyu alabilir miyim?

YAZIŞMA RAPOR
· Mesajın amacı
· Mesajı okuyanı göz önünde tutmak
· Gönderilen belgelerin yerine ulaşıp ulaşmadığını kontrol etmek
· Davetiye ve broşürlerin biriktirilip kullanılması

İŞ RAPORLARI
· A4 sayfasını geçmeyecek kadar öz olması gerekir. Raporun arkasında destekleyici bilgilerin olması
· Bütçe düzenleme raporları

DOSYALAMA SİSTEMİ
· Arşiv ve Depo
· Konuya göre sıralama
· Takip dosyası işi biten dosya kaldırılıyor
· Elinizdeki önemli bilgilerle ilgili gizli yedekleriniz olmalı

TOPLANTI
5N+1K
· Toplantı talep formunun hazırlanması
· Toplantıyla ilgili çok fazla bilginiz olmalı (gelen kişi ve kuruma göre ayarlama yapabilmek için)

BASIN
· Masa, dolap, bülten basın ilişkilerini takip etme
· Basın bültenlerinin saklanması
· İkram, karşılama, ışıklandırma, vestiyer
· Toplantı gündemi, yayvan çiçekler, sigara odası,
· Organizasyonun tüm özellikleri ve kriz yöneticisi olmak
· Alternatif fikirler üretmek ve eldeki materyali doğru yerde kullanmak
Sabır ve azim birlikte yürüyecek
· Zamanlamayı iyi yapmak
· Konuşurken beden dili %60, ses %30, kelimeler %10 etkilidir.
· İnsanların kapasiteleri ve tutumları dışında başka davranışlar beklemeyiniz. Beklenti moduna geçerseniz yıpranan siz olursunuz
· Kendinizi tüketmeyin,
*eylemler konuşularak öğrenilmez, eylemler yapılarak öğrenilir
*duyarsam unuturum, görürsem hatırlarım, yaparsam anarım
*kefil olmak borçlu olmak kadar zordur.
*kariyer, hedef ve amaçlarını iyi belirle
· Ekip çalışma ruhunu edinin
· Amaçlarınızı belirleyin, ve nedenlerini kendiniz cevaplayın kendinizi bulmadan hareket etmeyin.