Etkin Ofis Yönetimi Teknikleri - Koniks.com

Hiç bir yorum almamış, belki bu günün üyeleri tekrar yorumlar düşüncesiyle bu konu altına alıyorum:


deniz
05/04/2001 : 11:45:07 Bilgilerim Email Alıntı
--------------------------------------------------------------------------------

GÜNLÜK ÇİZELGEM
YAPACAKLARIM

ÖNCELİKLERİM
……………………..1- ………………………………………………………………………………………………
……………………..2- ………………………………………………………………………………………………
……………………..3- ………………………………………………………………………………………………
……………………..4- ………………………………………………………………………………………………
……………………..5- ………………………………………………………………………………………………
……………………..6- ………………………………………………………………………………………………
……………………..7- ………………………………………………………………………………………………
……………………..8- ………………………………………………………………………………………………
……………………..9- ………………………………………………………………………………………………
……………………..10- ……………………………………………………………………………………………
……………………..11- ……………………………………………………………………………………………
……………………..12- ……………………………………………………………………………………………
……………………..13- ……………………………………………………………………………………………
……………………..14- ……………………………………………………………………………………………
……………………..15- ……………………………………………………………………………………………


ŞİMDİ HEMEN YAP

GÜNDELİK EVRAKI YÖNETEBİLMENİN ALTIN KURALLARI

1.Masanızı boşaltınmasanızı tamamen boş tutun. Masanızda, üzerinde çalışmakta olduğunuz iş dışında hiç bir şey bulunmasın. Bu size, dikkatinizin tümünü o iş üzerinde yoğunlaştırabilme olanağı verecektir.

2.Gelen evrak kutusu kullanıngelen bütün bilginin gelen evrak kutunuza konmasını ve tek bir yerde toplanmasını sağlayın. Bu, aradığınızı bulabilmenize ve gelen bilgilerin üzerinde çalıştığınız işle birbirine karışmamasına yardımcı olacaktır.

3.Gelen evrakları ayıklayın ve dosyalayınGelen evrakları 3 bölüme ayırına-Sizin işinizle ilgili olduğundan emin olduklarınızBu malzemeyi hemen masanızdaki dosyalama sisteminize ( mektup kutusu, masa üstü organizatörleri veya askılı dosyalara) yerleştirin.b-Sizin işinizle bir ilgisi olmadığından emin olduklarınızBunları hemen çöp kutusuna atınc-Sizin işinizle ilgili olup olmadığından emin olmadıklarınızBöyle durumlarda bunları a. ya da b. kategorisine yerleştirebilecek şekilde, çabuk karar vermeyi öğrenin.

4-Kağıt biriktirmeyinsürekli olarak işleri halletmeyi ve bilgileri işlemeyi sağlayın. İşlerin yığılarak zihninizde yük olmasına izin vermeyin.Ne yapacağınızı bilmediğiniz kağıt yığınlarını toplamaktan kaçının. Bir evrak hakkında ne yapacağınıza ya da muhafaza etmeniz gerekip gerekmediğine karar veremiyorsanız, onu mutlaka atın.

5-Bilgi akışını sınırlayınGerekenden fazla bilgi almaktan veya dosyalamaktan kaçınmaya çalışınBaşkalarına gereksiz bilgi yükü aktarmayınKendiniz ve başkaları için gereksiz kopyalar yapmayın.

6-Kişisel dosyalama sisteminizi oluşturunKendi ihtiyaçlarınızı karşılamak üzere bir dosyalama sistemi kurun. Bir kaç tür dosyaya gereksinim duyabilirsiniza-Masanızdaki dosyalama sistemi:üzerinde çalıştığınız işler içinb-Yakınınızdaki dosyalama sistemi:sık sık başvurmanız gereken işler içinc-Hemen erişemeyeceğiniz dosyalama sistemi:seyrek başvurmanız gereken tamamlanmış işler için

7-Masa üstü organizatörleri kullanınBilginin sürekli olarak işlemesinden masa üstü organizatörleri kullanmayı öğrenin. Bu kişisel etkinliğinizi büyük ölçüde arttıracaktır.

ETKİN DİNLEME TESTİ
Bu soruların ne kadarına evet diyebiliyorsunuz?

1. Konuşurken karşımdaki kişi ile göz teması kuruyor muyum?
2. Karşımdaki kişinin sözünü bitirmesini sabırla bekliyor muyum?
3. Konuştuğu konuları belirli aralıklarla özetliye biliyor muyum?
4. Konuştuğu konuya açıklık getirecek sorular soruyor muyum?
5. Söylediklerini anlayabilmek için, kendimi onun yerine koyuyor muyum?
6. Beden dilim onu onaylıyor mu?
7. Karşımdaki kişinin ihtiyaçlarına karşı duyarlı mıyım?
8. Karşımdaki kişinin duygularını anlıyor muyum?
9. Karşımdaki kişi konuşurken dikkatimi verebiliyor muyum?
10. Karşımdaki kişiye göre iyi bir dinleyici miyim?
11. Söylenenlerin yanında anlatılmayan mesajları algılıyor muyum?
12. Mantık ve duygu yönetimi sağlıyor muyum?

KURUMSAL İLETİŞİM ENGELLERİ

Aşağıda bulunan durumlardan hangisiyle sıklıkla karşılaşıyorsunuz?
· Periyodik durum raporlarının olmaması veya zamanında hazırlanmaması.
· Karar almaya yardımcı bilgilerin yetersizliği.
· Önerilerin dikkate alınmaması.
· Politika ve programlara ilişkin bilgilerin yetersizliği.
· Hiyerarşi kademelerinin fazlalığı.
· Bilgi paylaşımının (örgüt içi ve departman arası) bir alışkanlık haline gelmemiş olması.
· İşletme yaşamına yön ve canlılık veren sistemlerin kurulmamış olması ya da yeterli olmayışı;
-Stratejik planlama sistemi
-Performans değerlendirme sistemi
-İşe alma ve terfi sistemi
-Kariyer planlama sistemi
-Raporlama sistemi
· İnsana yaklaşımın yetersiz olması.
· İnformal ilişkilerin, formal ilişkilerin üstüne çıkması, ya da onun yerine geçmesi.
· İşletme amaçlarının belirgin olmaması. Vizyon-misyon-strateji-politika-plan-program-prosedür ve kuralların birbiriyle uyum içinde olmaması ya da bazılarının yokluğu.
· Yöneticilerin yeterince açık olmamaları, cam kulelerde yaşamaları.
· Hata ve yanlışların gizlenmesi (hatayı kim yaptı anlayışı ile)
· Aşırı bilgi yükü (sigortayı arttırır)
· Yönetici korkusu (cezalandırma, mahcup olma korkusu)
· Olumsuz düşünen insanların etkisi.
· Rekabet ve başka nedenlerle (kızgınlık, küskünlük) bilginin saklanması.
· Düşünce ve duyguların yeterince ifade edilememesi, ifade güçlükleri.
· Algılamadaki güçlükler. Yanlış anlamalar.
· Önyargılar, düşmanlıklar, kinler ve nefretler.
· Kültürel farklılıklar, değerlerde farklılıklar.
· Roller ve beklentilerdeki farklılıklar.
· Zaman darlığı
· İletişim araçlarının (telefon, fax, bilgisayar vb.) yeterince etkili kullanılmaması.


ZAMAN YÖNETİMİ VE BEN
1-İşinizde ulaşmanız gereken
sonuçları biliyor musunuz? Kesinlikle hemen hemen galiba hayır
2-İşinizdeki en öncelikli 3 görevi
yazabilir misiniz? Kesinlikle Galiba Sanırım Hayır
3-Bu 3 öncelikli işle her ay
ayırdığınız zamanı hangi
kesinlikle söyleyebilir misiniz? %100 %80 %50 Sadece tahmin
4-Güne zor işlerle mi başlarsınız? Asla Nadiren Genelde Hep
5-İşinizi yetiştirememeniz hangi
sıklıllarla olur? Hep Haftada bir Ayda bir Nadiren
6-Acil işler, planlanmış zamanınızı
hangi sıklıkla böler? Her gün sıkça günde en Haftada Nadiren
az bir kere az bir kere
7-Bir işi tamamlamadan başka bir
işe hangi sıklıkla geçersiniz? Sıkça Bazen Nadiren Asla
8-Üzerinde çalışmanız gereken
ertelenmiş işlerinizin sayısı? 5’ten fazla 3-5 arası 1-2 kadar Hiç
9-Bir işi yapmanız gerektiğinde
“hayır” deme sıklığınız? Hiç Ara sıra Sıkça Genelde
10-Geçen ay tamamlamadığınız
işlerin kaçına geri döndünüz? 5’ten fazla 3-5 arası 1-2 kadar Hiç
11-Gün başında ve sonunda
yapılacak işler listesi yapmak? Yapmam Ara sıra Sıkça Her zaman
12-Bitirmeniz gereken kırtasiye
hakkında düşünceleriniz: Boğuluyorum Hallederim İyi olacak Kontrol altında
13-Toplantılarda geçen zaman
hakkında düşünceleriniz Çok yararlı Yararlı ama Bazen yararlı Zaman kaybı
çok uzun
14-Ne sıklıkla eve geç gider ya da
iş ***ürürsünüz? Genelde Haftada1-2 Ayda 1-2 Nadiren
15-İş yoğunluğu, sizin aileniz veya
sevdiğiniz işlerle uğraşmanızı
engellemiyor mu? Genelde Haftada 1-2 Ayda 1-2 Nadiren


TELEFON BECERİLERİNİZ. EVET HAYIR
Telefonla konuşurken aynı anda başka işlerle de uğraşır mısınız?
Birini geri arayacağınızı söyleyip de hiç aramadığınız oldu mu?
Telefon çaldığı halde cevap vermediğiniz oldu mu?
Bir konuda bilgi almayı unuttuğunuz için görüştüğünüz kişiyi tekrar aramak zorunda kaldınız mı?
Hat kesilmiş gibi yaptığınız oldu mu?
Telefonla görüştüğünüz kişiye tepkinizi mimiklerinizle yansıttığınız oldu mu?
Başka birine telefon bağlarken yanlışlıkla kapattığınız oldu mu?
Telefonda anlaştığınız konuyu yazıya dökmediğiniz için hiç başınız derde girdi mi?
Telefonda başka biriymiş gibi konuştuğunuz oldu mu?
Siz kağıt kalem ararken arayanı beklettiğiniz oldu mu?
Çalan telefonu hiç açıp kapattınız mı?
O an bölündüğünüz için hattaki kişinin sözlerini tekrar etmesini istediniz mi?
Tele sekreter çıkınca kapattığınız oldu mu?
Peki ya bu sözleri kullandığınız:“Bu benim işim değil”“Şu anda size yardımcı olacak kimse yok.”“Burası yanlış departman”“Bir saniye bekler misiniz?”
Telefonla görüşürken hiç söylediğiniz bir şeyi tekrar etmeniz istendi mi?
Telefonla görüşürken sigara içtiğiniz ya da bir şeyler atıştırdığınız oldu mu?
Dinlemediğiniz için hiç verilen bilgilerin tekrar edilmesini istediğiniz oldu mu?
Birini yanlış anladığınız oldu mu?
Telefonda hiç görüştüğünüz kişi ile aynı anda konuşmaya başladınız mı?
Acelesi olan bir kişiye özellikle ağırdan alarak cevap verdiğiniz oldu mu?
Telefonda size verilmiş olan bilgiyi yanlış not aldığınız oldu mu?


BAŞKALARININ DİLİYLE KONUŞMA DENEYİMİ EDİNİN


DURUM EGZERSİZLER

1-Birine iş konusunda direktif verme konuya yeni olan birinin açısından
bakarsam, kendimi yeterince açıklayabildim mi acaba?
2-Reklam metni yazma Eğer tipik bir müşteri olsaydım, tepkim
ne olurdu?
3-Telefon uslubu Eğer karşıdaki kişinin yerinde olsaydım
bu ses tonu ve üslubu hakkında ne düşünürdüm?
4-Hediye Bu benim sevdiğim bir şey mi yoksa onun sevdiği bir şey mi? (çoğu zaman arada büyük fark vardır)
5-Emir verme biçimi Bu şekilde bana emir verilseydi yerine getirir miydim?
6-Çocuk eğitimi Ben çocuk olsaydım yaşını, deneyimini, duygularını dikkate alarak, bu eğitime tepkim ne olurdu?
7-Görünümüm Eğer benim gibi giyinseydi yöneticim hakkında ne düşünürdüm?
8-Bir konuşma hazırlama Dinleyiciler geçmişi ve ilgi alanları düşünüldüğünde böyle bir cümle nasıl gider?
9-Eğlence Müşterilerimin yerinde olsaydım ne tür yiyecek, müzik ve eğlenceden hoşlanırdım?

SORUN KARŞIDA SORUN BENDE


1-Karşı taraf konuşmaya başlatır. 1-Ben konuşmayı başlatırım.

2-Dinliyorum. 2-Konuşuyorum.

3-Pasifim. 3-Aktifim.

4-Karşı tarafa yardım etmek istiyorum. 4-Ben kendime yardım etmek istiyorum

5-Ben danışmanım 5-İfade edip etkilemek, duyurmak istiyorum.

6-Karşı tarafın duygularını ifade edip, 6-Ben duygularımı ifade edip
rahatlamasını istiyorum. rahatlamak istiyorum

7-Karşı tarafın çözüm bulmasına yardımcı 7-Kendime çözüm bulmak istiyorum.
oluyorum.

8-Karşı tarafım çözümünü kabul ediyorum 8-Çözüme memnun olmalıyım.
memnun olmam şart değil.

9-Öncelikle karşı tarafın gereksinimi ile 9-Öncelikler kendi gereksinimlerimle
ilgiliyim. İlgiliyim.