Proje Yönetimi 2. 0 - Koniks.com

Şirketler yıllarca hantal BT sistemlerine ve araçlarına yatırım yaptılar. Görünürde fiyakalı, süreçleri tıkır tıkır işleyen, ölçülebilir ve getirisi yüksek vaadlerle kurulan bu sistemlere yapılan yatırımın geri dönüşü sorgulanır olmaya başladı. Zaman zaman bu sistemleri kullandık, zaman zaman turşusunu kurduk, ne varki bu sistemlerin fayda analizini yapmaya korktuk. Buradan tüm yatırımları da eleştirmek istemiyorum fakat yapılan yatırımların verimlilik ve yatırım geri dönüşleri açısından değerlendirilmesini istiyorum.

Bu temel bakış açısından hareketle bu yazıda Proje Yönetimi konusunu işlemek istiyorum. Kurumsal proje yönetimi ve proje yönetimi alanlarında kullanılan birçok sunucu ve istemci seviyesinde programları biliyoruz. Bu sistemler standart proje yönetim yaklaşımlarına (PMP, PRINCE2) uygun, prosedürel ve bürokratik bir dizi aracı sunmakta. Bu araçları kullanmak için organizasyonel süreçlerinizi, bazen muhasebe sistemlerinizi bile uydurmak zorunda kalabiliyorsunuz. Fakat bunca zahmet ve uğraşa rağmen yaptığımız yatırımın geri dönüşünü alabildikmi?

Mevcut sistemleri tecrübe etmiş birisi olarak gördüğüm temel sıkıntılar olarak şunları söyleyebilirim:

- Doküman ve raporlar ile sağlanan zayıf takım içi iletişim
- Öğrenme ve adaptasyon için yüksek zaman maliyeti
- Müşteri katılımının zayıf kalması
- Kullanılabilirlikten uzak üst seviye dokümantasyon
- Azınlık kitleye hitap eden sadece okunabilir bilgi paylaşımı
- Şirket Intranetleri ya da kullanıcı desktoplarında sınırlandırılmış erişilebilirlik

Gelin bu sıkıntıları bir tarafa bırakıp şimdi İşletme 2.0 (Enterprise 2.0) kavramı ile tanışan bir şirket düşünün. Yukarıda saydığımız sıkıntıları yaşamış ve süreçlerine çeviklik katmak için yeni arayışlar içersinde.

Proje Yöneticisi: Dokümanların çoğunu ordan burdan topladığım bilgiler ile ben yazmak zorunda kalıyorum ve çoğu okunmadan atıl olarak bekliyor. Dokümantasyon yüküm mevcut planlama ve kontrol görevlerimi yapmaktan beni alıkoyuyor. Direktörlerime gönderdiğim statü raporları çoğu zaman okunmadan mail box' da bekliyor. Takım içi iletişim için attığım mailer ya da takım toplantıları proje yararına dönüşmeden unutulmaya yüz tutuyor. Proje planları, öncül görevler, Kritik yol ve maliyet hesapları arasında boğuluyorum. Müşteriye gönderilen ilerleme raporları kurumsal resmiyet içersinde gerçek ilerlemeyi tam olarak yansıtmaktan uzak. Görev takibi konusunda proje yönetim yazılımız çok sıkı kurullar kullanıyor ve kullanılabilirlikten uzak.

Takım : Takım içi iletişim çoğu zaman yemek ve molalarda konuşulanlardan ibaret. Arkadaşımın yaptıklarından çoğu zaman haberim olmuyor. Mail ortamında yürüyen iletişim saklama ve bilgiye erişim anlamında kısıtlayıcı. Atanan görevler için bir yığın karmaşa ve detay ile uğraşmak durumunda kalıyoruz. Proje dokümanları işimize yaramaktan uzak sadece proje yöneticisine hitap ediyor.

Müşteri : Projeyi takip etmek için bana verilen kullanıcı adı ve şifre üzerinden hiç anlamadığım bir sistemden projeyi takip etmemi istiyorlar. Proje takibi yapabilmek için illaki bu sisteme bağlanmam mı gerekiyor, şunun bi kolayı yokmu be hocam. Doküman diye gayet resmi bir dil üzerinden yazılmış şeyler alıyorum çoğu zaman okumadan maillerde kaybolup gidiyor.

Yöneticiler : Bir project server kurduk ama projeler nasıl gidiyor, ne aşamadayız takip edemedim açıkçası proje yönetim sistemine bağlanıp ve tanımadığım bu ortam üzerinde gezinmek zoruma gitti.

Proje Yönetimi 2.0 Yaklaşımı

Proje yönetimi 2.0' a geçmeden önce İşletme 2.0 prensiplerine atıfta bulunalım:

1) Katılımcı
2) Kolay ve Basit Kullanım
3) Açık Standartlar
4) Her Yerden Erişilebilirlik

Peki Proje Yönetimi 2.0 ile bu sıkıntıların üstesinden nasıl geliriz.

- Takım içi ve müşteri iletişimi için basit ve güncel bloglar üzerinden sağlamak paylaşımcı bir proje ekibinin çok daha motive ve canlı olarak projede olup biteni şeffaf olarak paylaşmasını sağlayabilirsiniz. Elbette kurumsal güvenlik politikanıza uygun onay süreçlerinizi kullanarak. Sonrasında RSS kanalları ile iletişim köprüsünü kolaylıkla kurabilirsiniz.
- Proje dokümantasyonu gerçekten ciddi mesai gerektirmekte. Bunu tek bir kişinin üstüne yığmak yerine daha güncel, yaşayan ve işin uzmanı tarafından yazılmış serbest wikileri kullanmak doğru olacaktır. Proje kapsamı, teknik stratejiler, prosedürler ve güncel konular gibi birçok konu serbest proje wikileri üzerinden paylaşılabilir.
- Görev atamaları ve iş takibi konusunda uyarı hizmetleri olarak Mail ortamı yerine RSS ortamlarını tercih edebilirsiniz. RSS kanalları yayınlama konusunda esneklik sunmakta.
- Kalıplaşmış doküman yönetim sistemleri sınıflandırma ve arama açısından bazı zorluklar taşımaktadır. Etiketleme (tagging) sistemleri bilginin sınıflandırılması ve bilgiye erişimde çok daha basit ve kolaydır. Dosyaları etiketleyerek bilgi tasnifinizi daha verimli yapabilirsiniz.




Proje Yönetimi 2.0' ı uygularken SaaS yapısında sunulan hizmetlerden faydalanabilirsiniz. Başlangıç maliyetleri düşük ve 0 kurulum maliyetleri ile Web 2.0 destekli bir çok uygulama alternatiflerini değerlendirebilirsiniz. Değerlendirebileceğiniz alternatifler arasında ;

- TeamWork - http://www.teamworkpm.net/
- Basecamp - http://www.basecamphq.com/
- ActiveCollab - http://www.activecollab.com/
- GoPlan - http://goplan.org/
- Zoho - http://projects.zoho.com/

Tercihinizi daima yeterince basit olan sistemlerden yana kullanın :)

Not: Yazıda geçen resimler için web sitemi ziyaret edebilirsiniz